Covid-19 : van thuis uit via Teams samenwerken via het web.

HET thema van de maand maart 2020 is ongetwijfeld de huidige corona-saga. Het COVID-19 virus en de drastische maatregelen die de Belgische regering op vrijdag 13 maart heeft aangekondigd om de verspreiding van het coronavirus te vertragen, zorgt voor ongeziene impact op ons leven. En dit slaat niet enkel op onze fysieke én mentale gezondheid, maar ook op ons sociaal én economisch samenleven. Terwijl het verdere verloop van de coronavirusepidemie nog onzeker is, geldt dat ook voor de economische impact ervan. Eind maart 2020 is de situatie nog niet aan het verbeteren, wel in tegendeel. Ook de lockdown blijft aangehouden tot nà de Paasvakantie, al bijna zeker tot begin mei ...  

Maar geen paniek, we blijven optimistisch: na regen komt zonneschijn. Vanaf die vrijdag de 13e zijn we ook bij C3A genoodzaakt om alle lopende én voorziene groepsopleidingen op te schorten en uit te stellen tot minstens nà Pasen, maar ... uitstel is zeker geen afstel, ondertussen is dit de gelegenheid om cursussen en workshops via digitaal lesgeven overheen het web te optimaliseren. De huidige situatie, waarbij fysieke contacten vermeden worden, is opeens een sterke aanleiding voor thuiswerk en beter gebruik van chatten, videovergaderingen en samenwerking via het het web. Daarbij zijn onze samenwerkingsmogelijkheden via de cloud met de geschikte IT-instrumenten én een goede werkmethodiek essentieel. Daardoor staat de laatste weken van maart onze C3Assistentie vooral in het teken van het faciliteren van dat thuiswerken ... en dat heeft o.a. te maken met het opstellen en configureren van PC's, laptops en vooral software-installaties thuis, én digitale tools om vooral dat interactief digitaal samenwerken mogelijk te maken.

Geschikte apparatuur én software vereist

Blijkt dat toch veel thuiswerkers niet  over de beste apparatuur met de geschikte software thuis beschikken, en ook al door de Coronacrisis zijn niet meteen nieuwe PC's en Portables beschikbaar. De leveringtermijn is nog nooit zo lang geweest. Vandaar dat we in veel situaties het advies gegeven hebben om de PC's van op 't werk gewoon mee te nemen naar huis: dan moest er ook niet meteen allerlei software thuis opnieuw geinstalleerd worden. Alhoewel al onze softwaretools van Microsoft (zoals Office, met Word, Exel ... en Teams), van Trimble (zoals SketchUp PRO) en van Autodesk (zoals AutoCAD en Revit) ondertussen allemaal voorzien zijn van een "thuisgebruik" of "home-use" licentie. Al die software wordt ondertussen als licentie gekoppeld aan een persoon, die dit zowel op kantoor als op z'n computer thuis of op zijn portable kan en mag gebruiken (zoals ook uitgebreider beschreven staat onder Thuisgebruik of "Home Use" op deze https://www.c3a.be/autodesk-subscription webpagina). Alhoewel dit al jaren zo is, blijkt Covid-19 er nu voor te zorgen dat men daar bewust van wordt.

Uiteraard is ook een goede internet-connectie onontbeerlijk. Wifi is ondertussen goed ingeburgerd, alhoewel connecties via de kabel het nog steeds beter doen. En in deze periode wordt nu ook supersnel internet via 5G ontplooid. Op sociale media insinueren mensen zelfs dat het coronavirus is veroorzaakt door de straling van 5G ... maar dat is Fake News.   

Microsoft Teams

De huidige Corona-saga heeft er ook voor gezorgd dat vele Office 365-gebruikers nu opeens voor het eerst Microsoft Teams ontdekt hebben. Met Microsoft Teams (inbegrepen beschikbaar bij alle Office 365 gebruikers, maar ook gratis) wordt alles samengebracht in een gedeelde werkruimte, waarbij je van overal kan werken, chatten met je team en samenwerken aan bestanden. Microsoft Teams werd ongeveer 3 jaar geleden al gelanceerd als een opvolger van Skype ... maar met méér en betere faciliteiten. Eind november 2019 waren er al zo'n 20 miljoen gebruikers, begin maart rapporteerde Microsoft 32 miljoen dagelijkse gebruikers, en de laatste weken van maart is het aantal gebruikers van Microsoft Teams wereldwijd met tientallen miljoenen gestegen ! 

Maar de coronacrisis, die zorgt voor dat snel groeiend aantal gebruikers, leidde bij Microsoft Teams ook voor de nodige problemen. In heel wat Europese landen moesten thuiswerkers rond 16 maart opeens kampen met technische storingen, die o.a. chatfuncties verstoorden. Natuurlijk een vervelende ervaring als men dan net met Teams begint. Ofdat de problemen ook effectief voorkwamen omdat het gebruik van Microsoft Teams plots sterk de hoogte inging is niet zeker, maar blijkbaar is ook Microsoft meteen aan de slag gegaan om dergelijke problemen op te lossen én om allerlei optimalisaties en nog extra functionaliteiten uit te werken voor Teams.  Ook wil Microsoft de sterkte van je internetverbinding zo weinig mogelijk een rol laten spelen. Ook als je even offline bent, zal je nog steeds in staat moeten zijn om chatberichten te versturen en te ontvangen. Om thuiswerkers bij te staan tijdens vergaderingen, zorgt Microsoft Teams nu ook voor ruisonderdrukking voor achtergrondgeluiden, en een functie om virtueel je hand op te steken ...

Hieronder volgen een tweetal video-introducties van Microsoft Teams vanaf het Microsoft YouTube channel ... om een goed indruk van Teams op te doen. Best eens doornemen vooraleer met Teams zelf van start te gaan ! 

Say Hello to Microsoft Teams

• Microsoft Teams is in eerste instantie bedoeld om mensen te verbinden met elkaar, en om je verbonden te houden, waar je ook bent.  
• Microsoft Teams biedt Chat-functies zoals bij een WhatsApp ... maar veel meer. Chat, telefoongesprek of Video-chatting met meerdere personen tegelijk, via PC, laptop of mobiele smartphone, en met alle extra's van Teams bij de hand : bijhorende documenten én Apps.
• Microsoft Teams zorgt voor het samenbrengen van teams om de efficiëntie en productiviteit te verhogen. Teams omvat ook het beheren van projecten en werkgroepen, met agenda-functionaliteit, het bijwonen van vergaderingen, overzicht van alle gesprekken, meeting notes en bijhorende documenten in één Team Workspace.
• Microsoft Teams is vooral ook alle bestanden en applicaties "at your fingertips", met een uitzonderlijke integratie van apps voor snelle toegang tot de tools die u nodig hebt.

Get Started with Microsoft Teams

Best om Teams eens te starten met chatten en bellen, één op één en/of via een groepsgesprek. De mix van chat, telefoon, emails, voicemails en video-conferentie zal voor velen een nieuwe beleving zijn. Ontmoeting met anderen in Teams kan via het inplannen op een agenda van een Chatt Meeting, een Telefoon- of Video-meeting, maar kan ook wanneer je wil en kan via een oproep naar een contact.

Microsoft Teams wordt vooral krachtig als Teams opgezet worden: Teams creëren de Groep en de bijhorende Kanalen creëren de Workspace. De bijhorende activiteiten-listing en gekoppelde bestanden van alle mogelijke soort ( office-documenten zoals .docx, .xlsx, .pptx , maar ook al onze grafische bestanden zoals .skp, .dwg, .rvt ... en uiteraard ook afbeeldingen en video-fragmenten) zorgen voor een allesomvattend geheel.

Ondertussen is ontzettend veel info en uitleg over Teams te vinden, een uitstekende overzichtspagina is te vinden bij Ugent:

• https://helpdesk.ugent.be/office365/teams.php 
• https://helpdesk.ugent.be/office365/teamsonlinehelp.php