Personen- en Dossiersbeheer
Men zou denken dat ieder Architecten- of Studiebureau zijn projectgegevens en alle info omtrent zijn relaties gestructureerd bijhoudt op zijn informatica-systeem. Toch blijkt dit niet bij iedereen zo evident te zijn. Gewoon het personen-bestand zelf en de verschillende informatie die men per persoon of project bijhoudt kan al naar gelang de behoefte nogal verschillen. Vooral als men al die informatie efficiënt (en liefst automatisch) kan gebruiken bij allerlei kantoortoepassingen is de inspanning om alle data up-to-date bij te houden zeker de moeite waard. Mits een gestructureerd gebruik van de MS-Office-pakketten raakt men al een heel eind ver, maar we merken dat extra toepassingsgerichte modules wenselijk worden.
De applicatie
Bij het lanceren van MS-Access (ondertussen toch zo'n acht jaar geleden) hebben we vanuit CAAA vzw via initiatie-cursussen en workshops pogingen gedaan om dit op zichzelf uiterst handig relationeel databasesysteem in gebruik te laten nemen binnen onze C3A-Userclub. Een goed uitgewerkte basismodule personen- en dossiersbeheer zou iedereen daarbij moeten helpen.
Momenteel blijken echter slechts een handvol bureaus de vaardigheid te hebben om zelf met zo'n Access vrij te kunnen omspringen. Welke architect, tekenaar of ingenieur kan zomaar in Access een nieuwe query, form of report opstellen ? Toen daarenboven bleek dat wij quasi alle basisbehoeftes konden invullen met Excel (die allen ondertussen wel als een open systeem goed kunnen gebruiken) was het voor ons vrij duidelijk.
Met de introductie van Outlook als nieuwe applicatie binnen MS-Office dachten we dè oplossing voor het centraal beheer van alle persoonsgegevens gevonden te hebben. De folder "Contactpersonen" blijkt een mooi uitgewerkte personen-database te zijn, met uitgewerkte relaties als adresboek voor email, faxmail en gebruik in Word.
Bij nader onderzoek blijkt nu dat heel wat gebruikers hun basisgegevens nog wel even in gewone Excel-tabellen zullen blijven bijhouden, waarbij de elementaire databasetechniek in Excel de gebruikers voldoende flexibiliteit biedt voor wat ze nodig hebben ...
Outlook
Samen met Internet Explorer 4 kwam Outlook Express op heel wat PC's terecht, en met de nieuwste versies van MS-Office (ook samen met het Office PLUS! EURO-Millennium pack) wordt nu standaard ook Outlook98 aan alle gebruikers beschikbaar gesteld. Ondertussen is Outlook wellicht het meest gebruikte systeem voor alle electronic mail. Het adresboek in Outlook Express, en de heel wat verder uitgewerkte Contacts in Outlook98. Dit database gedeelte is heel grondig uitgewerkt en biedt ook de mogelijkheid tot verdere uitbreiding met user-velden.
Toch lost Outlook98 niet alle verwachtingen in. De koppeling van de adresinformatie aan andere toepassingen zoals dossierbeheer is helemaal niet vanzelfsprekend. Zelfs het gebruik van deze informatie in Outlook vanuit Word via MailMerge gebeurt via een tijdelijke conversietabel die dan nog niet alle informatie aanbiedt. Precies de door de gebruiker extra aangemaakte velden zijn vanuit Word niet op te roepen !
We hebben ook nogal wat eigenaardige fenomenen meegemaakt bij de import en export van persoonsgegevens tussen Outlook en andere applicaties. Naast het probleem van diverse taalversies (Engelstalige en Nederlandstalige versies blijken andere resultaten af te leveren) moesten we na wat onderzoek vaststellen dat de veldnamen van de datatabellen al naar gelang de applicatie waarnaar men exporteert of importeert niet altijd dezelfde waren. Belangrijke tip hierbij : bij het exporteren naar een "Tab delimited textfile" (en NIET naar een Excel-file) krijg je de juiste veldnamen te pakken, die nodig zijn om zonder problemen alle informatie uit een ander database-systeem in Outlook in te lezen. Dit probleem komt o.a. omdat veldnamen zoals "Managers's Name"in Outlook gebruikt worden, maar in Excel niet geldig zijn ...
Een bijkomend probleem met Outlook is de logheid eens we met omvangrijke bestanden te maken hebben. Als we, bij wijze van experiment, een Contacts-lijst van zo'n zesduizend personen in Outlook plaatsen, dan blijkt dit zelfs op een krachtige Pentium II-PC met 64 Mb RAM ontstellend traag te functioneren. De PersonalFolder File (*.PST) die Outlook daarbij aanmaakte was zo'n 30 Megabyte groot, terwijl dezelfde data in Excel slechts 2Mb diskruimte innam, en uiteraard sneller werkte !
Personen_Dossiers.XLS
Reeds jaren hebben we een personen- en dossiers Excel-database voorbereid, waarin de belangrijkste informatie gegroepeerd kan bijgehouden worden. Eigenlijk zijn dit afgeleide tabellen uit onze Access-applicatie ... Ter gelegenheid van onze workshops hieromtrent in februari werden deze Excel-tabellen herwerkt, waarbij de basistabellen Personen en Dossiers gewoon als twee aparte sheets in hetzelfde Excel workbook georganiseerd werden. Dit laat een efficiëntere relationele koppeling toe tussen de dossiers- en persoonsinformatie, waarbij bijv. de persoonsinformatie van de bouwheer via aangepaste functies bij de projectinfo automatisch overgenomen wordt.
Niet enkel de software, maar ook de data zelf die we wensen bij te houden evolueert gedurende de tijd. Zo is bij de laatste herwerking van de persoonsgegevens een email-adres toegevoegd, evenals een URL naar de website of het homeadres van die persoon. Al naargelang het gebruik van de gegevens in diverse formulieren, worden ook bij de projectgegevens extra velden met de nodige informatie bijgewerkt.
Export to Outlook 98
Speciaal omdat heel wat C3A-Userclubleden alle gegevens in zo'n personen-exceltabel bijhouden, maar voor hun email gebruik maken van Outlook98, is een speciale functie voorzien die automatisch de personen-tabel omzet naar een tabel die direct klaar is om in Outlook perfect te importeren. Daarbij worden de in Excel gebruikte veldnamen omgezet naar de juiste Outlook-veldnamen.
Een drukknop linksboven in de personen-tabel verzorgt automatisch deze conversie, waarbij de gebruiker vooraf via een willekeurige filter (bijv. enkele diegenen met een emailadres) de personenlijst kan voorselecteren zodat enkel van de geselecteerde personen de data omgezet wordt.
Dossier.Dat
Een interessante techniek die ondertussen heel wat C3A-Userclubleden gebruiken, is de export van de dossierinformatie van één project naar de bijhorende folder op de harddisk. Indien alle te gebruiken documenten zoals bouwaanvraag, visumaanvraag e.d. vooraf via MailMerge aan de "current" dossier.dat-file gekoppeld worden, dan zijn alle deze documenten automatisch ingevuld met éénmalig ingebrachte gegevens uit de dossierslijst. Om dit wat efficiënter te maken, wordt bij de dossierslijst de disklocatie van ieder dossier bijgehouden, en is er een automatische export-functie voorzien naar een dossier.dat in de aangeduide dossierfolder.
Deze dossier.dat is gewoonweg een Word-document, waarin een tabel zit met de nodige veldnamen en één record met alle informatie van dat dossier. Ook door het feit dat bij het verwerken van alle formulieren die gekoppeld zijn aan deze dossier.dat enkel Word nodig is, werkt dit uiterst snel en efficiënt.
Custom Views
In de Personen_Dossiers.XLS zijn eveneens enkel CustomViews voorbereid, zoals een telefoonlijst, waarbij ineens een specifiek zicht, zowel op het scherm als op papier, ingesteld wordt. Niettegenstaande deze techniek reeds jaren in Excel bestaat, blijken velen dit toch niet te kennen ...
Met de komst van Outlook98 dachten we een uitstekend centraal te beheren systeem van alle persoonsinformatie beschikbaar te krijgen, en dit zelfs voor een werkgroep die samenwerkt overheen het netwerk. Om die gegevens echter toepassingsgericht polyvalent te kunnen inzetten, zullen we wellicht nog een volgende versie (misschien Outlook 2000 ?) moeten afwachten
Tijdens onze C3A-Workshops in februari wordt uitgebreid ingegaan op de verschillende werkwijze die bij het beheer van personen en dossier mogelijk is. Aan de hand van dergelijke besprekingen wordt ook duidelijk welke richting we best inslaan bij het verder uitbouwen van dergelijke technieken.
De laatst bijgewerkte Personen en Dossiers.XLS is, samen met de bijhorende helpfile, sedert halfweg februari voor C3A-Userclubleden met een C3A-BrendaService downloadbaar vanaf onze C3A-Website. Op aanvraag kan dit natuurlijk ook nog via de klassieke post toegestuurd worden.
|
|
C3A Whats New Top