3D Studio VIZ release 2
Outlook 98 belooft dé combinatie te zijn van een volwaardig e-mail-programma, gecombineerd met een agenda, afsprakenplanner en personendatabase. Outlook 97, dat alle Office97-gebruikers zomaar bij Office erbij kregen, was blijkbaar nog niet helemaal oké, maar tot eind augustus kan men deze nieuwe versie 98 gratis downloaden op de Microsoft-website of tegen de verzendingskosten bestellen op CD-ROM.
Doordat steeds meer C3A-Userclubleden via hun Internet-connectie met email te maken krijgen, en ook interne mail in een bureau met een lokaal netwerk steeds interessanter wordt, leek het ons de moeite waard deze nieuwe Outlook eens in detail te evalueren. In september voorzien we dan ook enkele workshops waarbij iedereen deze administratieve software zelf aan de tand kan voelen ...
Personen-database en Agenda
In het onderdeel "Contacts" levert Outlook een uitgebreide, flexibele database voor het bijhouden van alle informatie omtrent personen. Dit database gedeelte is grondig uitgewerkt en biedt ook de mogelijkheid tot verdere uitbreiding met zelf te definiëren velden. Men kan de gegevens in die database op verschillende manieren bekijken, en er kunnen verschillende filters op de data toegepast worden, zoals bijv. alle "aannemers" of "bouwheren", of allerlei combinaties. Naast de algemene "contacts", kan men in het "persoonlijk adresboek" groepen aanmaken voor bijv. een mailing list. Deze groepen kunnen dan tijdens het versturen van mail, email of fax gebruikt worden om iets door te sturen naar die volledige groep. Denk bijvoorbeeld maar aan het doorsturen van een werfverslag aan alle aannemers tegelijk.
De adreslijsten uit de "Contacts" kunnen in tal van andere toepassingen gebruikt worden, en vormen samen met het "persoonlijk adresboek" een zeer handige tool voor het adresseren. In Word kan men een adres automatisch laten invullen; hiervoor bestaat een button in de toolbar die het adres zomaar uit de Contacten of het Persoonlijk adresboek laat kiezen. Bij het versturen van een internet mail, email of fax kan men ook uit die adressenlijst, met bijhorende emailadres of faxnummer, selecteren. Via Export en Import is het mogelijk om de adressenlijst van de ene computer naar de andere over te zetten, of de gegevens eventueel naar een andere applicatie over te brengen.. Zo kan men op elke werkpost binnen het bureau de personendatabase telkens up to date houden.
Een bijzonder onderdeel van Outlook zijn de "Tasks". Dit is een agenda waarmee afspraken en vergaderingen kunnen vastgelegd worden en gepland worden. Doordat dit deel gekoppeld is aan een heuse kalender is dit gedeelte zeer vlot in gebruik. Vergaderingen kunnen geregeld worden samen met de andere gebruikers binnen het netwerk. Men kan zich ook automatisch laten herinneren aan een afspraak.
Diverse electronische post
Als men het mailgedeelte van Outlook gebruikt voor uitgaande en inkomende mail heeft men het voordeel dat alle mails en hun gegevens gecentraliseerd worden. Onder mail moeten we hierbij de diverse soorten mail beschouwen : zowel interne mail (in het lokaal netwerk), email (via Internet) als faxen. Inderdaad, we kunnen met Outlook met één mail-programma al deze vormen van post beheren! Immers, het versturen of ontvangen van zowel Email, mail of fax is in wezen telkens weer hetzelfde. Het lijkt dan ook logisch dat voor deze 3 soorten elektronische post slechts één routine moet bestaan.
Bovendien is het zo dat bij Windows95 een fax-utility "Microsoft Fax" bijgeleverd is die zelfs toelaat om te faxen overheen het lokaal netwerk van uw bureau. Spijtig genoeg heeft men bij Microsoft vergeten dit ook te voorzien bij WindowsNT, maar hiervoor kan op de Microsoft-website de applicatie "NT-Fax" gedownload worden die ook voor Windows NT het faxen overheen het netwerk mogelijk maakt.
Interne mail kan de plakbriefjes binnen het bureau vervangen. Deze standaard bij Windows bijgeleverde Utility laat toe om aan iedere gebruiker binnen het intranet een gecentraliseerde postbus toe te kennen zodat berichten van de ene naar de andere computer binnen het bureau kunnen gestuurd worden. Om deze interne mail op te zetten moet men op elke computer vooraf "Microsoft Mail" installeren en 1 computer binnen het intranet aanduiden als server en hier een gedeelde postbus creëren. Eénmaal het "Microsoft Mail Postoffice" opgezet is kan men door in te loggen via Outlook onder een naam die voorzien is het Postoffice die postbus gaan gebruikten om mail te sturen naar de andere gebruikers binnen het lokale netwerk.
Om Outlook te gebruiken voor Email moet men op de computer waarop de modem is aangesloten "Internet Mail" installeren. Als men specifiëert dat men "offline" met "externe post" wil werken dan bestaat bovendien de mogelijkheid om enkel de headers van emails op te halen en de eigenlijke emails slechts op te halen als het u past. Dit geeft het voordeel dat men vooraf kan inschatten wat er qua email zal gedownload worden, en dat met selectief de ene email voor de andere kan laten binnenkomen.
Faxen over het lokale netwerk kan met "Microsoft Fax", een utility die standaard bij Windows95 zit. Om over het lokale netwerk te kunnen faxen moet men de computer waar de faxmodem op aangesloten is aanduiden als "faxserver". Dit gebeurt door bij de properties van Microsoft Fax de modem aan te geven als 'geshared'. Hiervoor dient men eerst een lokale folder geshared te maken en deze dan aan te duiden als de fax-naam over het netwerk. De andere computers duiden dan deze netwerk-folder aan als hun faxmodem bij de properties van Microsoft Fax.
De nieuwe Outlook 98
Outlook 98 is een belangrijke product-upgrade die er aan komt op een moment van een betekenisvolle evolutie in de manier waarop gebruikers, zowel personen als organisaties, samenwerken. Microsoft heeft hierop ingespeeld door een vernieuwende geïntegreerde elektronische mail en informatiebeheer aan te bieden. Outlook 98 bevat nieuwe technologieën die het Internet gebruiken als middel voor samenwerking, informatie-uitwisseling, en bedrijfsoplossingen. Het vervult ook verder zijn taak als de volledig geoptimaliseerde "cliënt" voor de steeds groter wordende groep van bedrijven die op Microsoft Exchange Server vertrouwen voor aangepaste, vooruitstrevende e-mail technieken, kalenderbeheer, en samenwerking over hun bedrijfs-intranet.
Outlook, biedt, samen met Microsoft Office en Microsoft Internet Explorer, een geïntegreerde suite voor persoonlijke productiviteit en voor het beheer van alle persoonlijke, groeps-, en Internet informatie- van e-mail, contactpersonen, en agenda tot Web pages, favoriete Sites, and Channels. Deze functionaliteit is essentieel voor het bouwen van virtuele teams binnen een organisatie en voor het verbinden van organisaties met hun klanten in krachtige Extranet-business oplossingen. Outlook 98, Office 97, Internet Explorer 4.0, and Microsoft Exchange Server 5.5 zijn innovatieve technologieën die samenwerken om de kracht van Internet communicatie en samenwerking te benutten.
Bij een overschakeling van een vorig email-systeem zal de Outlook 98's setup wizard automatisch de juiste installatie-opties detecteren en importeert bestaande accounts, profile informatie, folders, en persoonlijke adresboeken van vroegere versies van Outlook, Outlook Express, Netscape of Eudora, waardoor het gemakkelijk wordt om van een van deze email-producten te upgraden naar Outlook 98.
Outlook 98 geeft gebruikers de mogelijkheid om e-mail, kalender, en taken informatie op één plaats te beheren. De innoverende "Outlook Today" view geeft gebruikers een gepersonaliseerde 'quick overview' van hun dag, met samenvatting van meetings, uit te voeren taken, en aantal e-mails die s'nachts zijn ontvangen - dit alle zonder van window te moeten veranderen!. Met de "Rules Wizard" kan de gebruiker gemakkelijke een stel regels vastleggen waarmee binnenkomende emails in een gewenste folder geplaatst worden (vb. alle e-mails van C3A naar een speciale folder "C3A"). Ook is een systeem ingebouwd om met "junk" e-mail of "spam" af te rekenen.
Dankzij "AutoPreview" en het "Preview Pane" maakt Outlook 98 het lezen van e-mail vlugger en efficiënter. AutoPreview geeft automatisch de eerste 3 regels van elke e-mail weer zodat de gebruiker vlugger kan bepalen welke e-mail moet gelezen of gewist worden. De Preview Pane geeft de complete inhoud van een geselecteerd bericht weer zonder dit document in een afzonderlijk window te moeten openen. Via Message Recall wordt het zelfs mogelijk om een reeds verzonden mail terug te roepen zolang deze niet door de geadresseerde is geopend of verplaatst. Zo kan men ook een reeds verzonden bericht vervangen door een ander.
De "Meeting Planner" maakt het gemakkelijk om een vergadering te plannen. De planner helpt gebruikers om de aanwezigen op te zoeken, uit te zoeken wanneer iedereen vrij is, en verzendt de uitnodigingen. Met de Outlook "Contact Manager" kunnen de gebruikers een telefoonnummer laten opbellen (en dit gesprek bijhouden), een e-mail of fax versturen, springen naar een Web site, de Microsoft Expedia travel service web site gebruiken om automatisch een map met contactadressen te downloaden, of een real time conference met Microsoft NetMeeting opzetten.
Samenwerking tussen alle applicaties
Gebruikers willen voortdurend nauwere samenwerking tussen de verschillende applicaties. Daarom heeft Microsoft Outlook 98 zo ontworpen dat het zich volkomen integreert met de rest van Office 97, Microsoft Exchange Server, en Internet Explorer 4, zodat gebruikers zich direct terugvinden.
Office-files kunnen gekoppeld worden aan elke Outlook item (zoals afspraken, taken, contacten of e-mail). "Outlook Journal" kan gebruikt worden om een Office file (of Outlook item) waaraan ooit is gewerkt, maar waarvan men de naam is vergeten, terug te vinden. Outlook houdt automatisch bij wanneer men aan een document gewerkt heeft. Alle Mail-voorzieningen van Word kunnen gebruikt worden in Outlook e-mail, zowel in de standaard-editor als wanneer men Word zelf gebruikt als e-mail editor. Er wordt gebruik gemaakt van dezelfde Office 'look and feel' voor de command bar, pull-down menus, shortcut menus, dialog boxes, toolbars, icons, en right-mouse clicks om de samenwerking tussen de verschillende Office applicaties te bevorderen.
Outlook 98 kan ook opgestart worden vanuit Internet Explorer 4.0 om e-mail te verzenden of te ontvangen, en om contacten te creëren. Outlook 98 gebruikt de HTML rendering en News Reader van IE 4.0 om gebruikers de meest geavanceerde Internet support te bieden. Outlook kan ook gebruikt worden als een alternatieve manier om Internet Explorer Favorites te bekijken.
Om af te ronden
Outlook98 is blijkbaar de oplossing: niet alleen werkt de applicatie veel sneller dan voorheen, ook zijn alle onderdelen duidelijker en gebruiksvriendelijker geworden, zodat deze applicatie wel eens het centrum van het PC-gebruik zou kunnen worden. Men kan Outlook98 zelfs gebruiken als vervanger van de Windows Explorer, maar dan met tal van bijkomende mogelijkheden.
Hoewel Outlook97 reeds tal van mogelijkheden bood voor het verhandelen van email, fax en interne mail en de samenwerking met Office97 applicaties reeds goed verliep, moeten wij vaststellen dat veel gebruikers deze applicatie nog niet gebruiken. Nochtans waren de voordelen toen al duidelijk, zoals gecentraliseerd beheer van alle uitgaande en binnenkomende mail, een zeer uitgebreide en doorheen de verschillende Office applicaties bruikbare personendatabase, enz...
Bij het installeren van de upgrade naar Outlook98 zijn wel een aantal zaken in acht te nemen. Wanneer men aan de upgrade begint moet eigenlijk Exchange en/of Outlook97 al op een goede manier zijn opgesteld, anders zal men bijv. de interne mail van Microsoft Mail niet meer kunnen gebruiken.
Voor meer info omtrent deze Outlook 98 en het praktische gebruik ervan verwijzen we graag naar onze C3A-Workshops in september. Alle geïnteresseerden voor deze software kunnen zich best op tijd inschrijven voor één van de C3A-Workshops in september (zie de agenda op pag. 15).
Wellicht is het interessant om ook nog in augustus deze Outlook 98 bij Microsoft aan te vragen (zolang die nog gratis is ...)..
|
|
C3A Whats New Top