Buzzsaw: De Architect als Adviseur
De laatste maanden krijgt C3A steeds meer vragen rond het gebruik van projectsites of folders via het internet. Inderdaad, nu het gebruik van internet ondertussen gemeengoed is, bieden zich heel wat mogelijkheden aan om de communicatie en uitwisseling van documenten in het bouwproces beter te organiseren.
De vraag die veel bureaus zich terecht stellen is welke rol een architectenbureau speelt in dit verhaal. Stelt u als architectenbureau dit systeem ter beschikking van uw opdrachtgever, studiebureau, aannemers,…of juist omgekeerd? En wie treedt op als beheerder en wat is de rol van C3A? Enkele antwoorden op een rijtje:
Problematiek
Waar kan ik als tekenaar het meest recente plan terugvinden? Hoe weten mijn partners waar ze het meest recente plan kunnen vinden? Moeten ze mij daarvoor iedere keer mailen of bellen?
Heeft iedereen het werfverslag gehad, of beter nog, heeft iedereen het gelezen? Waarom is dat probleem nog steeds niet opgelost? Bij wie blijft dat probleem eigenlijk ‘liggen’? Kan ik trouwens snel alle relevante projectinformatie betreffende dit heet hangijzer opzoeken? Of moet ik daarvoor in de mailbox duiken van mijn collega’s of heb ik zelfs documenten nodig op de server van mijn partners? En als die medewerker nu eens morgen mijn bureau verlaat, is die projectinformatie dan ‘verloren’?
Vragen genoeg om even bij stil te staan en het is voor iedereen duidelijk dat de communicatiestroom in een hedendaags bouwproces soms veel beter kan. Het gebruik van email maakt snelle communicatie wel mogelijk, maar is dat wel betere communicatie?
Steeds meer wordt het gebruik van email – terecht - in vraag gesteld. Het dupliceren van projectinformatie via attachments en personen in (B)CC zorgt voor een exponentieel stijgend aantal mails en documenten, maar is dit wel een verbetering van de communicatiestroom?
Groupware als oplossing
Het is duidelijk dat de oplossing schuilt in het centrale beheer en coördinatie van alle projectinformatie. Door alle projectdata op een centrale weblocatie te beheren heeft elke partij steeds toegang tot de meest recente informatie (zie hiernaast ‘Wat is Buzzsaw?). Mailtjes in groep met attachments – en alle opgesomde nefaste gevolgen – behoren tot het verleden. Alle projectinformatie is centraal beschikbaar en continu traceerbaar. Bij oplevering van het bouwproject levert dit trouwens meteen een asbuiltdossier op met opname van alle ontwerp-en uitvoeringsbeslissingen.
Welk type bouwprojecten?
De problematiek rond een efficiënte informatiestroom stelt zich natuurlijk bij ieder project. In die zin is het centrale beheer van alle projectinformatie voor ieder project zinvol. Toch stelt deze problematiek zich binnen bepaalde types bouwprojecten of organisaties veel acuter zodat het gebruik van Buzzsaw als projectsite een stuk nadrukkelijker op de voorgrond komt.
Enkele bedenkingen op een rijtje: hoe groter en complexer een project, hoe meer partners normaal bij de opdracht betrokken zijn. Bij relatief grotere en complexere bouwprojecten stelt zich de vraag naar een efficiënte informatiestroom dan ook heel nadrukkelijk. Meer partijen produceren steeds meer documenten en voor grotere projecten kan het aantal documenten in de tienduizenden oplopen! Hoe kan u bij dergelijke projecten de verspreiding en beschikbaarheid van al die informatie efficiënt coördineren?
Ook is het duidelijk dat bepaalde organisaties die continu met meerdere projecten simultaan in ontwerp en uitvoering zijn het gebruik van dergelijke tools sneller gaan inschakelen. Denken we maar aan projectontwikkelaars en projectmanagementbureaus bij de simultane coördinatie van meerdere werven.
De rol van de architect
Bij de opzet en het gebruik van een groupware-oplossing als Buzzsaw kan u als architect verschillende rollen aannemen.
Als architect bent u meestal één van de eerste partijen die rechtstreeks betrokken wordt bij de start van een nieuw project. In deze prille fase van de opdracht heeft u meestal nog totaal geen zicht op mogelijke studiebureaus, aannemers, onderaannemers,… Toch heeft u als architect en adviseur van de bouwheer meestal wel reeds in de beginfase een zicht om de mogelijke (toekomstige) complexiteit van de werf.
In deze fase is het interessant uw opdrachtgever te wijzen op het feit dat een centraal beheersysteem voor alle projectinformatie een onmisbare tool is bij de coördinatie van zijn (toekomstig) projectteam. Als architect is het natuurlijk ook interessant om over een dergelijk systeem te beschikken, maar het is heel belangrijk dat u daarbij het vertrouwen krijgt van de bouwheer. Immers, samen met de bouwheer kan u toekomstige partners het gebruik van de groupware-oplossing opleggen bij de uitvoering van het project.
De rol van de architect kan er dan ook in bestaan het gebruik van groupware of een centraal uitwisselingsplatform voor alle projectinformatie op de nemen in het lastenboek.
De rol van de bouwheer
De bouwheer – eventueel vertegenwoordigd door het projectmanagementbureau – wenst bij belangrijke projecten natuurlijk ook de nodige controle uit te oefenen op budget, uitvoeringstermijn en kwaliteitseisen.
Natuurlijk heeft de opdrachtgever ook alle belang bij het feit dat hij na oplevering van de werken een correct en volledig asbuiltdossier ter beschikking krijgt. Door alle projectcommunicatie te centraliseren heeft de bouwheer niet alleen een veel betere visibiliteit op het project, maar krijgt hij bovendien de garantie over een volledig asbuiltdossier te beschikken.
Tot slot beschikt de bouwheer natuurlijk over de middelen om zijn systeem op te leggen aan de partijen waarmee hij samenwerkt. De bouwheer is dan ook vaak financierder van het systeem terwijl de architect eerder adviseur en gebruiker is van het elektronisch uitwisselingsplatform. Afhankelijk van de organisatievorm worden de kosten soms ook gedeeld tussen de belangrijkste partijen.
De rol van de ingenieur / aannemer
Het studiebureau en aannemers zijn meestal pas in een latere fase bij het project betrokken en worden door de bouwheer en architect uitgenodigd mee te participeren. In de organisatievorm van een bouwteam kunnen studiebureaus en aannemers echter ook als adviseur het gebruik van groupware naar voor schuiven.
De rol van C3A
Op vraag van de architect treedt C3A op als adviseur van de bouwheer. Vaak is het dan ook zo dat het architectenbureau bij een bepaald project de noodzaak van een systeem als Buzzsaw ervaart. Het architectenbureau brengt C3A op de hoogte zodat een gezamelijke demo voor alle – op dat moment gekende - samenwerkende partijen wordt georganiseerd. In een verder stadium geeft C3A advies rond het organiseren van folderstructuur en rechtenstructuur. C3A geeft tot slot de nodige workshops bij het concrete gebruik van Buzzsaw.
Figuur: verschillende toegangsrechten voor de bouwpartners
Wat is Buzzsaw?
Buzzsaw is een webapplicatie die de coördinatie en informatiestromen binnen (grote) bouwprojecten beheert.
Praktisch biedt Buzzsaw een oplossing voor de verspreiding, communicatie en beheer van alle mogelijke projectinformatie tussen geografisch verspreide bouwpartners.
Via een gepersonaliseerde login met paswoord kan de projectleider projectfolders aanmaken op een server waar alle informatie gedurende het volledige project centraal wordt beheerd: Word- en Excel-documenten, CAD-files, foto’s en alle mogelijke andere elektronische bestanden. Het systeem houdt ook real time bij wie wanneer welke activiteiten heeft uitgevoerd: bestanden uploaden of downloaden, bestanden wijzigen (met versiebeheer), opmerkingen bij documenten en tekeningen (met o.a. redlining), enz.
Buzzsaw Professional maakt het zelfs mogelijk om de workflow (bijvoorbeeld bij technische fiches) volledig via internet te organiseren.
|
|
C3A Whats New Top