C3A-Extensies 2004 voor Bestek en Meetstaat
Al meer dan vijftien jaar wordt bij CAAA vzw een specifieke C3A-lastenboek-methodiek toegepast met MS-Office. De meeste C3A-Userclubleden hebben zich ondertussen deze handige werkmethodiek - ondersteund door de C3A-Extensies - eigen gemaakt. Dankzij specifieke Word- en Excel-faciliteiten zijn immers heel wat nuttige technieken beschikbaar. De wisselwerking tussen bestekken in Word en meetstaten in Excel speelt hierbij een grote rol.
De release van Microsoft Office 2003 is voor CAAA een gepaste gelegenheid om de C3A-Extensies voor MS-Office weer een stap verder uit te bouwen. Op basis van een reeks workshops eind 2003 en de daaruit voortvloeiende feedback zijn deze modules verder uitgebouwd. In dit artikel leggen we vooreerst nog even het concept uit van de C3A-Werkmethodiek voor Bestek & Meetstaten. We zetten ook nog even kort de voordelen van deze benadering op een rijtje. Tenslotte eindigen we met een overzicht van de nieuwste functionaliteiten en optimalisaties in onze C3A-Extensies 2004.
Concept
De administratieve C3A-Extensies zijn uitbreidingen op de basissoftware Word en Excel van Microsoft. Deze C3A-Modules omvatten vooral een werkmethode en handige mechanismen om bouwdata vlot op te maken en te verwerken. Inmiddels zijn de C3A-Extensies dan ook uitgegroeid tot een onmisbare tool bij de informatisering van de bouwvoorbereiding. Het gros van de actieve ontwerpers in Vlaanderen en Brussel doet een beroep op de C3A-Extensies voor de geautomatiseerde opmaak van bestekken en meetstaten, maar ook voor de gestructureerde opbouw van hun CAD-tekeningen conform duidelijke afsprakenstelsels. Op die manier evolueren deze extensies -vandaag in Vlaanderen en Brussel, stilaan ook in Franstalig België- tot een heuse gebruikers-standaard.
Figuur: C3A-werkmethode bij de opmaak lastenboeken
Bestekken met Word
De C3A-methodiek bij het opmaken van beschrijvende bestekteksten is vooral gebaseerd op het goed gebruik van Stijlen en Outlining in Word. Bij goed voorbereide bestekteksten kan men in Outline View alle artikels schrappen die niet van toepassing zijn, veel gemakkelijker dan te moeten zoeken naar eventueel benodigde artikels. Via de outlining-techniek met verschillende headings kan men bovendien heel gemakkelijk gestructureerd specifieke artikels in de basisbestektekst terugvinden. Na de selectie van de juiste artikels moet men de teksten nog verder in detail nazien en bijwerken. Diverse stijlen laten toe hierbij heel efficiënt te werken: OFWEL-paragraafstijlen en OPTIE-CHARacterstijlen bijvoorbeeld zijn dankzij hun kleur op het scherm snel herkenbaar en te kiezen of in te vullen.
In de C3A-Bestektoolbar zijn diverse macro's samengebracht. Via zo'n knoppen worden de artikels vanzelf van een meetcode voorzien, zodat een artikellijst ter voorbereiding van de meetstaat automatisch af te leiden is. De macro "MaakBestek" kan automatisch alle artikels in de tekst selecteren (of de overige schrappen), indien vooraf de meetstaat opgemaakt werd! Een overzicht van enkele belangrijke functionaliteiten:
- De Toolbar “Bestek” met een aantal druktoetsen om de verschillende macro’s te laten lopen.
- Stijlen die de verschillende onderdelen van de teksten in titelnivo’s onderverdelen, of bepaalde tekstdelen op een specifieke wijze formatteren.
- Macro’s om verschillende specifieke opdrachten, zoals aanmaken van volgnummers, behandelen van meeteenheden, of maken van inhoudstabel, uit te voeren.
- Stijlen als "FACULT" en “OFWEL” duiden via een opvallende kleur aan dat er een keuze moet gemaakt worden.
- Waar in een tekstdeel een keuze moet gemaakt worden tussen verschillende opties, zijn deze in een opvallende rode textStyle "OptieChar" geformatteerd.
- Waar iets moet ingevuld worden zijn 3 rode asterisken aangebracht.
- Alle artikels worden voorzien van de meeteenheden op het einde van de titelparagraaf.
- Bij alle artikels wordt een volgnummer aangebracht.
- Een style "Nota" geeft bijkomende inlichtingen voor de ontwerper. Deze teksten dienen bij het uitprinten onzichtbaar gemaakt te worden, of kunnen automatisch uit de tekst geschrapt worden.
- Een style "Revisiedatum" vermeldt de datum van laatste aanpassing per artikel.
- De model-bestekteksten zijn zo goed mogelijk vóór-geformatteerd om het gebruik ervan te vergemakkelijken.
Momenteel zijn vele modelteksten voorbereid conform onze C3A-Extensies en algemeen beschikbaar. Zo zijn zowel de teksten van de Regie der Gebouwen (de RG900n en RG900f) als het Neutraal Bestek van Cobosystems-NAV door CAAA vzw voorbereid en beschikbaar voor alle C3A-Userclubleden.
Figuur: Word met bestekteksten en C3A-Extensies
Meetstaten en Vorderingstaten met Excel
Deze C3A-Extensies zijn ondertussen uitgegroeid tot een uitgebreide XLA-applicatie, opgemaakt in Visual Basic. In een hulpbestand Meetst2004.LIB is ruimte voor heel wat voorkeurs-instellingen, en worden meerdere artikellijsten en referentie-prijslijsten bijgehouden. Diverse macro's verzorgen de overdacht van gegevens van de artikellijst naar de detailmeetstaat, en via één knop op de Meetstaat-toolbar wordt volautomatisch een 'gelinkte' samenvatting afgeleid. Diverse C3A-functies maken het geheel duidelijk begrijpbaar en efficiënt om te verwerken.
Aanvullend op de samenvattende meetstaat zijn heel wat voorzieningen getroffen om kostenramingen en prijsvergelijkingen automatisch te kunnen opmaken. Zo kan op een vlotte manier vanuit een referentie-prijslijst een kostenraming gemaakt worden. Extra macro’s bieden de functionaliteit om gemakkelijk prijsvariantes van verschillende aannemers te berekenen. Vanuit de samenvattende meetstaat kan ook een Vorderingstaat gegenereerd worden, die alle administratieve formulieren die hierbij verwacht worden in één overzichtelijk Excel-werkbook combineert.
Tijdens onze C3A-Workshops en cursussen komen specifieke technieken met de artikellijsten aan bod, evenals de mogelijkheden om met meerdere detail- en samenvattende meetbladen te kunnen werken. Ook het tussenschuiven van gekoppelde artikels in de detail- én samenvattende meetstaat vraagt blijkbaar wat extra uitleg. Dat iedereen naar wens extra eenheden kan toevoegen weten de meeste gebruikers al, maar wat met "artikels" en "subartikels" bedoeld wordt, wordt wel duidelijk tijdens de C3A-Infosessies. Om automatisch in Word het bestek te laten samenstellen nadat de meetstaat vanaf een artikellijst vooraf gemaakt is, vraagt wel de nodige voorbereiding !
Waarom MS-Office met C3A-Extensies?
Tools aanvullend op Word en Excel
De C3A-Tools bevatten een aantal werkmethodes, routines en stijlen om het aanmaken van bestekken in Word te automatiseren. De bestekteksten worden gekoppeld aan een sjabloon “Bestek.dot” die een aantal stijlen en macro’s bevat voor dat doel. Hierdoor kunnen nadien automatisch meet- en vorderingstaten ontwikkeld worden. Ook de omgekeerde weg is mogelijk waarbij men in de meetstaat een lijst met artikels voorbereidt waarmee men dan automatisch de juiste artikels uit een moederbestek genereert. Het schema hiernaast maakt deze dubbele benadering duidelijk.
Om de conformiteit tussen bestek en meetstaat te garanderen is in het systeem een methodiek van automatisch gegenereerde volgnummers ingebouwd. Op die manier kan men vlug checken in hoeverre met iedere beschrijving in het bestek daadwerkelijk een artikel in de meetstaat overeenstemt en omgekeerd.
Door gebruik te maken van een vaste codering garanderen we ook dat in ieder bestek iedere artikelcode overeenkomt met eenzelfde inhoud. Zowel in de modelteksten van de Regie der Gebouwen als de Neutrale Bestekteksten van het NAV wordt eenzelfde codestructuur gehanteerd (xx.xx.xx) alhoewel de nummering zelf niet helemaal overeenkomt. Welke set nummers gebruikt wordt, is voor de C3A-Methodiek eender alhoewel het duidelijk is dat een uniforme afspraak daaromtrent zeker zijn voordelen zou hebben !
Standaardsoftware Word en Excel
Naast de specifieke C3A-Tools blijven natuurlijk alle functionaliteiten van Word en Excel beschikbaar. Zo kan men via het gebruik van templates gemakkelijk een geuniformiseerde bureau-eigen pagina-opmaak garanderen: lettertypes, grootte, stijl, enz… Daarnaast blijven allerlei standaardfuncties beschikbaar zoals spellingscontrole, zoekmechanismen, opmaakroutines, …
Een goed inzicht en gebruik van MS-Office is trouwens ook heel nuttig voor alle andere kantooradministratie zoals werfverslagen, standaardbrieven, facturatie… Bovendien is zowat elke PC standaard uitgerust met deze basissoftware en vergt het gebruik van deze tools ook geen extra (software-)investering!
Nood aan standaarden voor uitwisseling
Dankzij email en internet zet de digitalisering zich steeds verder voort. Een gemakkelijke en snelle uitwisseling van digitale bouwdata zoals bestek en meetstaat wordt dan ook steeds belangrijker. Het spreekt voor zichzelf dat voor iedereen beschikbare standaarden zoals Word en Excel onovertroffen zijn op vlak van uitwisseling van digitale bouwdata. Zeker indien men met andere partijen samenwerkt op dergelijke dynamisch aanpasbare bestanden, is Office een dankbare standaard.
In België bestaat er niet zoiets als een norm voor de opmaak van lastenboeken of CAD-tekeningen. Dit leidt tot problemen bij de uitwisseling van deze informatie tussen bouwprofessionals. De steeds duidelijker geformuleerde C3A-Afsprakenstelsels omtrent de opmaak van deze teksten kunnen er zeker toe bijdragen dat deze uitwisseling van digitale bouwdata in de toekomst efficiënter kan verlopen en dat vele “leveranciers” van bestekteksten rekening houden met de toegepaste werkmethodes van de gebruikers.
Onder het luik ‘materials’ op de C3A-website staat nu reeds een lijst van fabrikanten die hun productteksten conform onze C3A-werkmethode beschikbaar stellen. Deze bestekteksten zijn volledig klaar voor gebruik beschikbaar. Op die manier kunnen ontwerpers en ingenieurs deze data onmiddellijk in hun lastenboeken integeren.
C3A-Opleidingen
Regelmatig organiseert CAAA vzw workshops en cursusdagen rond deze C3A-bestekmethodiek. Op die manier kan men kennismaken met enkele bijzondere tips & trics om deze techniek nog beter te beheersen. De workshops zijn eveneens een uitstekend klankbord om eens met uw collega’s van mening te wisselen rond het gebruik van deze tools. Bovendien is dit het ideale forum voor de verdere ontwikkeling van deze C3A-Extensies. Op die manier kunnen we deze tools steeds verder blijven ontwikkelen in functie van de behoeften van onze C3A-Userclubleden.
Figuur: Aankondiging C3A-workshops op de C3A-Website
Bestek & Meetstaat Release 2004
Bij de Release 2004 van deze C3A-Extensies situeren de extra functionaliteiten zich vooral op een drietal domeinen. Vooreerst is het luik hoe we met merkinformatie kunnen omgaan verder uitgebouwd. Daartoe zijn enkele nieuwe stijlen en buttons gecreëerd. Ook kunnen we zo een betere integratie verzorgen met productinformatie die momenteel reeds aangeboden wordt op de C3A-Website onder het luik ‘materials’. Ten tweede hebben we de ondersteuning met de algemene projectinformatie, o.a. beschikbaar via LS-Office, verder uitgewerkt. Op die manier kan je efficiënter uw projectgegevens verwerken in het bestek en de meetstaat. Tenslotte zijn enkele optimalisaties doorgevoerd die een betere contole uitoefenen op de procedures die we toepassen.
Figuur: de nieuwe, uitgebreide Bestek-Toolbar
Merkinformatie
Tijdens onze workshops in oktober 2003 kon iedereen zijn mening uiten omtrent de aanpak van merkinformatie. Op basis van deze feedback zijn in onze nieuwe bestek.dot dus een aantal zaken voorbereid om op een betere manier met merkinformatie om te springen.
- In onze artikellijn hebben we aanvullend op de meetcode nu ook een referentie toegevoegd. Deze referentie bevat vooreerst een revisiedatum in de stijl ‘Revisiedatum’. Deze datum is steeds van de vorm “dd/mm/yy”. Via deze nieuwe revisiestijl kunnen we efficiënter overzichtslijsten organiseren (zie verder). Optioneel bevat deze referentie ook de velden auteur en merk in de stijl ‘Referentie’. Als auteur kan bijvoorbeeld de naam van de fabrikant komen bij een merkgebonden tekst. In het geval van neutrale teksten kan daar evengoed RDG, NAV of zelfs de naam van het eigen buro komen. Via de button ‘Maak Referentie’ wordt deze informatie automatisch en makkelijk met de juiste stijlen ingevoegd. In het veld met Auteur (bijvoorbeeld een fabrikant) kan deze macro trouwens ook een hyperlink invoegen naar de bijhorende website. Zo kom je automatisch terecht op de materialendatabank op de C3A-Website.
Figuur: maken van een nieuw artikel
- Standaard in de nieuwe bestek.dot zitten nu de merkstijlen “MerkPar” en “MerkChar”. MerkChar dient om merkinformatie mee te geven in een paragraaf terwijl MerkPar een volledige paragraaf met merkinformatie bevat. Net zoals de stijl Referentie hebben deze stijlen voor de visuele herkenning een oranje kleur meegekregen. Met de button ‘Maak Merknaam’ in onze bestektoolbaar kan men trouwens makkelijk typische merkgebonden informatie in deze stijl zetten.
Figuur: de dialoogbox bij het aanmaken van de eenheid bij de artikeltitels
- Buttons in de bestek-toolbar ondersteunen het gebruik van deze merkgebonden informatie. Via de “Toggle Merknaam” maakt men de stijlen MerkChar/MerkPar/Referentie al of niet zichtbaar om een al of niet “neutrale” tekst te kunnen bekomen. Bovendien is er een handige macro “Verwijder Merkinfo” voorzien die in één beweging alle merkgebonden informatie effectief verwijdert; dus niet enkel onzichtbaar maar definitief verdwenen uit de tekst.
Figuur: bij het aanmaken van een MeetTabel of een MerkTabel worden de ArtikelNivo’s gevraagd
Samengevat kan een artikellijn nu in volgorde de volgende informatie bevatten: artikelnummer – artikelnaam – meetwijze – meetcode – revisiedatum – auteur – merk. Uit dit geheel filteren we nu met de gepaste buttons de 2 volgende lijsten:
- Lijstje ter voorbereiding van de meetstaat:
de MEETTABEL
artikelnummer –>artikelnaam –> meetwijze –> meeteenheid
- Lijstje met revisie en merkinformatie:
de REVISIE en MERK-tabel
artikelnummer–>artikelnaam –> revisie –> auteur –> merk
Deze tweede lijst is alvast een stap op weg om het in de toekomst mogelijk te maken te checken in hoeverre bepaalde teksten up-to-date zijn.
Figuur: link naar de C3A Materials Online
In de bestektoolbar is ook een button bijgekomen die automatisch de link legt naar de C3A-Website, luik Materials. Je kan er de meest up-to-date productteksten downloaden conform de C3A-Bestekmethodiek. Door deze teksten te kopiëren en te plakken kan je ze gemakkelijk integreren in uw eigen bestekteksten.
Titelpagina via Project.DAT
De nieuwe knop ‘Titelpagina’ activeert de BestekTitel.dot en gaat op zoek naar een “project.dat” file die allerlei projectinformatie bevat. Op die manier kan je via deze data-file met mailmerge automatisch de juiste projectinformatie laten invullen in uw eigen titelpagina. Tussenin kan je in een dialoogbox nog wat uitleg lezen hoe een en ander werkt, en geeft een dialoogbox weer in welke folder de projectdata zich precies bevindt. Indien geen project.dat gevonden werd, kan je via een File Open dialoogbox zelf de gepaste data-file aanduiden. Op deze manier kan men alle projectinformatie gecentraliseerd bijhouden en met een data-file vlot integreren in afgeleide documenten die van deze data gebruik maken.
Figuur: automatische opmaak titelpagina, met de juiste projectinfo uit de centrale projectendatabase
Identiek dezelfde techniek is voorzien in de meetstaat-toolbar om met dezelfde projectinfo ook de titelpagina voor de meetstaten aan te maken.
Meetstaat-optimalisaties
Ook in de C3A-Meetstaten tools zijn een aantal optimalisaties doorgevoerd op basis van de feedback die we gekregen hebben tijdens onze recentste workshops. Vooreerst is ons lijstje eenheden verder uitgebreid. In de Help kan je steeds nalezen hoe je extra eenheden zelf kan toevoegen maar we hebben ons lijstje eenheden alvast zelf uitgebreid.
Bij het genereren van de samenvatting vanuit een detaillijst werden al een aantal controles uitgevoerd. In vroegere versies kwam er soms een onduidelijke foutmelding dat er “iets” mis was. In de nieuwste versie zijn in functie van de foutcontrole enkele aangepaste duidelijke foutboodschappen ingebouwd:
- Melding van het eventueel gebruik van een foute eenheid.
- Melding van foute formattering “totaal” indien die niet gelijk is aan de gebruikte eenheid:
- Melding van de aanwezigheid van dubbele artikels- en artikel-post-nummers bij het genereren van de samenvatting:
- Melding van foute volgorde van de verschillende artikelnummers.
Na zo’n controles met foutmelding komt men netjes terecht in de meetstaat waar het probleem zich voordoet, zodat dit gemakkelijk op te lossen is.
In de samenvattende meetstaat is het nu ook mogelijk subtotalen te maken op basis van de verschillende hoofdstukken. Via de gepaste formattering kan men dit ook grafisch laten opvallen.
Figuur: fragment uit de Meetst-INItialisatie-file
Tot slot
Zoals dit artikel duidelijk maakt, zijn alvast weer enkele nieuwe technieken en interessante optimalisaties doorgevoerd in onze nieuwste C3A-Extensies. Naar aanleiding van deze nieuwe release 2004 organiseren we een reeks workshops op woensdagen 21 en 28 januari 2004 waarbij deze nieuwe mogelijkheden praktisch gedemonstreerd en verder uitgelegd worden. Zie de aankondigingen op de C3A-Website voor alle details.
U bent welkom !
In de marge
Tijdens onze druk bezochte workshops in oktober 2003 werd sterk van gedachten gewisseld betreffende de nieuwe faciliteiten en de juiste aanpak bij de bestek- en meetstaat-methodes. Zie het artikel op bladz. 8 en 9 van deze C3A-Wijzer voor meer info omtrent de reacties en bevindingen.
Op woensdagen 21 en 28 januari 2004 organiseren we een reeks workshops waar we vooral de nieuwste optimalisaties in onze C3A-Extensies 2004 voor Bestekken en Meetstaten met Office heel praktisch willen verduidelijken. Zie de aankondiging op de C3A-Website voor alle details !
|
|
C3A Whats New Top