Buzzsaw 4
In C3A-wijzer van vorig jaar (2002 nr. 4) kon u al kennismaken met deze online samenwerkingsservice van Autodesk Buzzsaw Professional waar we een globaal beeld schetsten van de mogelijkheden en toepassingen van Buzzsaw projectfolders. Ondertussen is deze webapplicatie al frequent in C3A-Workshops aan bod gekomen, en in vorige uitgave presenteerden we een heel concrete toepassing, met name de implementatie van Buzzsaw voor het Nieuwe Justitiepaleis Antwerpen. In dit artikel gaan we graag eens dieper in op enkele concrete functionaliteiten, vernieuwd bij Buzzsaw versie 4.
Permission Levels
Door via het internet bestanden te delen en samen te werken kunnen architecten, ingenieurs en aannemers beter en sneller projecten opleveren. Speciale aandacht gaat hierbij uit naar de veiligheid van uw projectdata. Om dit proces beter te beheren is een systeem van toegangsrechten uitgewerkt, ook wel “permission levels” genoemd. Permission levels controleren de toegang en het gebruik van folders en bestanden voor iedere Buzzsaw-gebruiker.
Bij het opstarten van een projectsite kiest het projectteam eerst een projectadministrator. Deze persoon, die in vele gevallen de projectleider is, beschikt over de mogelijkheid om teamleden toegang te verlenen tot het centrale systeem. Teamleden kunnen zowel architecten, tekenaars, ingenieurs, aannemers, bouwheren, overheden,... zijn. Bovendien kan men bepaalde delen ook publiek toegankelijk maken. Daarbij denken we concreet aan informatie voor buurtbewoners, pers en potentiële kopers en huurders van het bouwproject.
Figuur: Site Administration Permission Levels
Via een unieke combinatie van ‘username’ en ‘password’ kan men aan iedere gebruiker specifieke rechten (en in sommige gevallen ook plichten) geven. In totaal zijn er een achttal permission levels beschikbaar.
Project administrator: Project administrators hebben controle over het volledige systeem. Ze kunnen folders aanmaken en wijzigen. Daarnaast kunnen ze teamleden toevoegen alsook hun toegangsrechten bepalen op het niveau van folder en bestanden.
Edit: Teamleden kunnen files en forms toevoegen, wijzigen en verwijderen.
Update: Het permission level update laat teamleden toe bestanden te zien, wijzigen, updaten en herbenoemen. Nieuwe bestanden toevoegen of bestaande data deleten zijn onmogelijk.
Review: Teamleden kunnen bestanden zien en kunnen notes, commentaar en links toevoegen of wijzigen. Bewerkingen op de bestanden zelf zijn onmogelijk.
View: Dit permission level is een beperking van het recht review en laat enkel toe bestanden te bekijken.
Deposit: Deze functie laat toe files toe te voegen aan een folder, maar verbergt verder alle informatie. Een concrete toepassing bestaat uit het aanleveren van offertes waarbij elke aanbieder enkel zijn eigen data kan consulteren. Dit is nieuw bij Buzzsaw 4.
List: Teamleden met list-access kunnen een relevante folderlijst zien, maar enkel een pad volgen naar een specifiek document. Deze mogelijkheid laat toe toegang te verlenen op documentbasis.
No access: Natuurlijk is het ook mogelijk om bepaalde projectinformatie volledig af te grendelen. In een folderstructuur blijven deze folders dan ook onzichtbaar voor de gebruiker.
De project administrator kan toegangsrechten toekennen aan specifieke personen, maar ook aan groepen teamleden. Zo kan de projectleider bijvoorbeeld in één bewerking alle tekenaars van een bureau van een identiek toegangsprofiel voorzien.
Dankzij deze acht permission levels kan een project administrator de toegang tot de projectdata beter beheren. Nieuw bij Buzzsaw versie 4 zijn heel overzichtlijke tabellen beschikbaar (zie figuur met de Permissions) met alle teamleden en folders, die in één oogopslag inzicht bieden in het toegangsbeheer, en waarbij heel eenvoudig de toegang tot een bepaalde folder of file voor een bepaalde gebruiker of groep gebruikers kan aangepast worden.
Activity Log
Daarnaast houdt het systeem dankzij deze access-functionaliteit nauwgezet bij wie wanneer welke bewerkingen heeft uitgevoerd. Zo is het mogelijk de volledige history van een project op te volgen. Via een webbrowser is alle informatie tevens centraal beschikbaar. Bovendien genereert de activity log interessante rapportoverzichten. In functie van gebruiker, bewerkingen, tijdsinterval en documenttypes kan men interessante overzichtslijsten oproepen. Als een architect bijvoorbeeld een aangepast plan op de server beschikbaar stelt, kan hij heel snel een rapport genereren zodat hij direct weet of de voornaamste betrokkenen deze update al hebben bekeken of niet.
Figuur: de Activity Log met de List Options
Forms
Bij de permission levels hadden we het al even over forms. Forms zijn standaardformulieren beschikbaar in Buzzsaw om routine-bewerkingen vlotter te laten verlopen. Concreet denken we hierbij aan het plannen van vergaderingen, de vraag naar extra informatie (ook gekend als RFI -request for information), technische nota’s, technische fiches, werfverslagen, wijzigingen laten goedkeuren,…
Met behulp van standaardvelden kan men via forms op een eenvoudige manier taken delegeren naar bouwpartners. Buzzsaw bundelt deze taken in een persoonlijke takenlijst (dashboard) zodat elke gebruiker gemakkelijk zijn taken kan afhandelen. Een gecoördineerde goedkeuringsfiche laat bijvoorbeeld toe iedere betrokken partij te consulteren via een standaard template. Elke partij kan onafhankelijk van elkaar zijn opmerkingen meegeven en via kleurencodes (groen – oranje –rood) de uiteindelijke beslissing visualiseren. Doordat de verschillende partijen dit proces parallel kunnen afhandelen, kan de beslissingstermijn aanzienlijk ingekort worden. Via deze forms archiveert Buzzsaw bovendien het volledige beslissingsproces. Alle informatie blijft centraal beschikbaar en de bevoegde gebruikers kunnen via een zoekfunctie snel alle informatie opvragen.
Figuur: het Dashboard View, met de Personal Summary
Buzzsaw bewijst met deze functionaliteiten dat het veel meer is dan een gecentraliseerd datasysteem. In een volgende C3A-wijzer gaan we dieper in op Buzzsaw als beheerstool en bekijken we enkele praktische workflow-toepassingen binnen projectfolders.
In de marge
Zie voor meer info ook de website http://www.buzzsaw.be waar meer gedetailleerde uiteenzettingen ivm deze groupware-oplossing te vinden zijn.
|
|
C3A Whats New Top