LSOffice 2.2
In vorige C3A-Wijzers werd reeds uitgebreid over LS-Office 2.0 en 2.1 gepubliceerd, waarbij de bedoeling en de mogelijkheden van dit softwarepakket verduidelijkt werden. Deze administratieve module voor het beheer van relaties en projecten met alle bijhorende daaraan gekoppelde documenten, is ondertussen beschikbaar in een versie 2.2 met als nieuwste uitbreiding een ingebouwde generator van uw jaarlijkse verzekeringsaangifte.
LS-Office
LS-Office is ontwikkeld door de firma LSB (Logistieke Software voor de Bouwsector) om alle project-informatie met bijhorende relaties overzichtelijk te beheren en alle data optimaal te kunnen inzetten in applicaties zoals Word, Excel en AutoCAD. Het pakket is volledig vooringesteld voor het projectmatig beheer zoals dat in de meeste architecten- en studiebureau’s verloopt en kan heel flexibel naar wens bijgestuurd worden. De basismodule omvat het centraal beheer van relaties, projecten en alle bijhorende documenten.
In nauw overleg met de C3A-Userclub wordt het programma stelselmatig verder verfijnd en afgestemd op de evoluerende behoeftes. Het projectbeheer is dé kernmodule van LS-Office. In dezelfde stijl als het relatiebeheer kan allerlei info omtrent de bouwprojecten bijgehouden worden. Net zoals de relaties worden ook deze projecten in bouw-categorieën ondergebracht, en per project worden activiteiten, interne en externe medewerkers bijgehouden met allerlei daarbij gewenste informatie.
Verzekeringsaangifte
Nieuw in LS Office versie 2.2 is de mogelijkheid om jaarlijks uw verzekeringsaangifte te genereren met een simpele ‘druk op de knop’. Alle nodige informatie over de te verzekeren projecten is immers in de database aanwezig. Je bepaalt zelf welke projecten in aanmerking dienen genomen voor de aangifte in een bepaalde verzekeringsperiode. Bij generatie van het aangifteformulier wordt voor elk van die projecten de relevante informatie uit de database opgehaald en totalen worden berekend. Het resultaat wordt op een overzichtelijke wijze weergegeven, op scherm en op papier.
Als architect of bouwprofessional bepaal je zelf welke projecten op het verzekeringsformulier vermeld worden en aldus in aanmerking worden genomen voor de berekening van het te verzekeren totaalbedrag. Dit doe je eenvoudigweg door de projecten toe te kennen aan een daartoe speciaal voorziene categorie ‘Verzekering Beperkte Aansprakelijkheid’. Door je projecten hieronder te catalogeren, krijg je voor elke van deze meteen een aantal extra velden ter beschikking.
Een deel van de informatie nodig om de verzekeringsaangifte op te maken, zijn algemene projectgegevens, zoals aard van het werk, omschrijving van de opdracht, opdrachtgever, ligging van de werf, aanvangsdatum van de werken, ruwbouwaannemer of promotor. Naast deze vroeger reeds beschikbare informatievelden, zijn nu ook standaard velden voorzien voor een aantal extra gegevens, essentieel zijn voor het opmaken van de aangifte. Deze kunnen per project worden ingevuld onder de flap van de categorie ‘Verzekering BA’. Zo dient per opdracht gespecifieerd de benaderende waarde van de werken en een raming van het verwachte ereloon. Voor het jaar (of de periode) waarop de aangifte betrekking heeft, moet ook worden ingevuld het ontvangen ereloon, óf de waarde van de uitgevoerde werken, afhankelijk van wat door de verzekeringsmaatschappij werd vastgelegd. Verder kunnen ook eventuele extra afgesloten verzekeringen voor een bepaald project of andere speciale vermeldingen worden meegegeven. De mogelijkheid deze gegevens per project gestructureerd bij te houden, vereenvoudigt het werk nodig op het moment dat de aangifte moet worden ingediend.
De detaillijst met verzekerde projecten, relevante projectinformatie en berekende totalen kan op elk moment worden aangeroepen. Eventueel nog ontbrekende informatie kan dan ook vlot worden bijgevuld. De inhoud en vorm van het aangifteformulier zijn geïnspireerd op aangiftedocumenten algemeen in gebruik bij gekende verzekeringsmaatschappijen, waarbij Protect NV als voorbeeld genomen werd.
Figuur: LSOffice opstartscherm
Toekomstmuziek ...
De nieuwe module zet al een belangrijke eerste stap in de richting van het vermijden van meermaalse specificatie van dezelfde gegevens, omslachtig opzoekwerk en tijdverlies bij het verschaffen van informatie. Eenmaal in LS Office de facturatiemodule beschikbaar wordt, zal ook de berekening van erelonen gerelateerd aan de referentieperiodes automatisch verlopen. Verder wordt samen met de verzekerings-maatschappijen hardop gedacht aan de mogelijkheid om projectinformatie digitaal door te sturen, zodat printen en opsturen van documenten overbodig wordt.
In de marge
Regelmatig worden specifieke workshops rond deze LSOffice georganiseerd, zodat geïnteresseerden op een kort tijdsbestek een degelijk inzicht verwerven in de opzet en de mogelijkheden van deze software.
Eerstvolgende C3A-Infosessies LSOffice zijn voorzien op woensdag 29 oktober. Naar gewoonte is zowel een namiddagsessie vanaf 14u.00 als een avondsessie vanaf 18u.00 voorzien. Vergeet niet u op tijd aan te melden !
|
|
C3A Whats New Top