Bouwprojectbeheer via Internet
Groupware, extranet, redlining, projectwebsite,…: kenners goochelen graag met moeilijke termen en lanceren met enthousiasme nieuwe technologieën. Maar, waarvoor staan deze begrippen en vooral, wat kan u als bouwprofessional in de praktijk met deze tools aanvangen?
In dit artikel staan we eerst even stil bij enkele communicatieproblemen in de hedendaagse bouwpraktijk. Via de situering van het begrip groupware schetsen we een eerste beeld van de meerwaarde die een projectwebsite kan bieden bij informatie-uitwisseling. Vervolgens komen enkele typische functionaliteiten aan bod. Zij geven ons een idee van de voor- en nadelen van dergelijke systemen. Tot slot gaan we dieper in op de rol die C3A in deze materie kan vervullen.
Probleemschets
Hoe weet ik als tekenaar dat ik op het meest recente plan aan het werken ben? Hoe kan ik als projectleider controleren dat alle werfverslagen zijn verstuurd én gelezen? Hoe weet ik als ingenieur dat ik over de meest recente cijfers beschik? Hoe kan ik als aannemer het projectteam op een vlotte manier inlichten over noodzakelijke wijzigingen? Hoe ben ik als bouwheer in staat het project op de voet te volgen? Hoe kan ik als gebouwenbeheerder reeds tijdens de constructiefase mijn project “in the picture” plaatsen?
Bovenstaande voorbeelden onderstrepen het belang van juiste informatie en vlotte communicatie. Het gebruik van e-mail is zeker al een stap in de goede richting naar een betere informatieoverdracht. Toch lijkt e-mail het slachtoffer te worden van zijn eigen succes. Het gemak van email zorgt voor een overload aan elektronische post ‘ter info’. Het selecteren en archiveren van de echt nuttige informatie wordt aldus een heel karwei. Bijkomend nadeel vormt het feit dat elke partij van een bouwteam zich moet bezighouden met het filteren van de voor hen nuttige informatie. Op die manier vindt veel dubbelwerk plaats en wordt men geconfronteerd met parallelle classificeersystemen. Het lijkt alvast zinvol de denkpiste van een gecentraliseerd informatiesysteem eens van naderbij te bekijken.
Groupware
Groupware is software die zich speciaal richt op het ondersteunen van groepstaken. In de bouwpraktijk focussen groupware-oplossingen zich vooral op het archiveren, verspreiden en beheren van projectdata. Men spreekt ook over een projectwebsite: dit is een elektronisch beheersysteem dat gebruik maakt van internet om de communicatie en het documentenbeheer tussen geografisch verspreide bouwpartners te centraliseren.
Via een gepersonaliseerde login met paswoord kan de projectleider projectfolders aanmaken op een server waar alle informatie gedurende het volledige project centraal wordt beheerd: Word- en Excel-documenten, CAD-files, foto’s en alle andere elektronische bestanden. Het systeem houdt ook real time bij wie wanneer welke activiteiten heeft uitgevoerd: bestanden uploaden of downloaden, bestanden wijzigen (met versiebeheer), opmerkingen bij documenten en tekeningen (met o.a. redlining), enz.
Meer geavanceerde groupware-oplossingen bieden bovendien workflow-applicaties aan die het ontwerp- of bedrijfsproces ondersteunen: via RFI-modules (request for information), persoonlijke ‘tasklist’ e.d., worden gebruikers van het systeem gecoördineerd bij het totstandkomen van nieuwe documenten. Routing biedt bovendien de mogelijkheid documenten doorheen een organisatie te begeleiden. Een succesrijke implementatie is gebaseerd op kennis van de interne organisatie: bevoegdheden, taakverdeling, informatiestromen en goedkeuringsprocessen. Het ontrafelen van de organisatiestructuur is vaak een complexe en tijdsintensieve bezigheid. Toch loont het zeker de moeite omdat een goed inzicht in de werkprocedures het globale werkproces verder kan stroomlijnen.
Figuur: Autodesk ProjectPoint, beschikbaar via Buzzsaw, is zo’n Groupware-webapplicatie waaruit enkele praktische voorbeelden op de volgende pagina’s afgeleid zijn.
Functionaliteiten
Samengevat is een projectsite te beschouwen als een intelligente tool voor communicatie en documentenbeheer. Hieronder volgt een beknopt overzicht van typische groupware-functionaliteiten.
Figuur: verschillende toegangsrechten voor de Project Members
Toegangsbeheer: Bij het opstarten van een projectsite wordt eerst een projectadministrator of beheerder geregistreerd. Deze persoon die in vele gevallen de projectmanager is, beschikt over de mogelijkheid om derden toegang te verlenen tot het systeem. Via een unieke combinatie van ‘username’ en ‘password’ kan men aan iedere gebruiker specifieke rechten (en in sommige gevallen ook plichten) geven.
Figuur: Overzicht projectfolder met zicht op een DWF-bestand
Deze toegangsrechten kunnen variëren van helemaal geen rechten tot leesrechten, auteursrechten (schrijven van bestanden) en beheersrechten. Bovendien kunnen deze rechten aangepast worden per folder en per document.
Folderstructuur: De administrator die over beheersrechten beschikt, kan volledig vrij en afhankelijk van het project een eigen folderstructuur opzetten. Vervolgens kunnen personen met auteursrechten documenten van om het even welk formaat (.doc, .xls, .dwg,.pdf, .dwf, .jpg, enz.) beschikbaar stellen op het extranet of van de buitenwereld afgeschermde webfolder. Teamleden die niet over de gepaste software beschikken, kunnen via ingebouwde viewers toch alle documenten online consulteren. Geautoriseerde gebruikers kunnen documenten eveneens van textuele of grafische opmerkingen (=redlining) voorzien.
Versiebeheer: Via een check in/check out-optie kan een teamlid voor een bepaalde periode een kopie van een document isoleren (locken) zonder dat iemand anders er in tussentijd kan aan wijzigen. Er blijft wel steeds een kopie van het oorspronkelijke document beschikbaar op de site. Documenten kunnen worden in- en uitgecheckt, waarbij het systeem de versies bewaart en automatisch indexeert. Op die manier kan het aanpassen van bestaande documenten op een overzichtelijke en efficiënte wijze verlopen.
Figuur: onbeperkt versiebeheer
Zoekfunctie: Met een zoekfunctie kan men om het even welk document of opmerking snel terugvinden. Er kunnen hierbij verschillende werkwijzen gevolgd worden: een full-text search of een advanced search. De meest eenvoudige is een full-text search waar men via een trefwoord of een combinatie van trefwoorden (and, or, not) de inhoud van documenten gaat aftasten. Bij tekeningen is deze methode echter vaak ontoereikend. Daarom kan men ook via een query of zoekopdracht metadata ondervragen om zo het gewenste document op te sporen.
Projectplanning: Bij het projectbeheer hoort meestal ook een planningsinstrument dat de verschillende partners toelaat taken te definiëren in termen van prioriteiten, verantwoordelijken, start- en einddatums, status,…. Een kalender-functie met data voor vergaderingen en werkactiviteiten kan de planning vervolledigen.
Rapportering: Deze algemene term slaat op het genereren van overzichten met betrekking tot de gebruikersactiviteit van een projectsite. Een rapport voert een audit uit naar nieuwe documenten, wijzigingen van documenten, het raadplegen van informatie, status van taken, nieuwe teamleden, nieuwe folders,… Een audit kan van toepassing zijn op de gehele site of zich toespitsen op specifieke folders, bestanden of gebruikers.
Email Notification: Bij het uploaden of aanpassen van documenten op de webfolder wordt de mogelijkheid geboden om via een automatische email-notification alle betrokkenen te informeren over de nieuwe of aangepaste file. Een gebruiker kan zich ook inschrijven op een subfolder of bepaald document om automatisch van alle aanpassingen ervan op de hoogte te worden gehouden via email-bericht.
Figuur: automatische email-notification
Forum: Via de projectfiles is een online discussie omtrent een of ander thema of document mogelijk. Dit kan zeker een meerwaarde betekenen in het geval van goed gedefinieerde problemen die men even wenst te laten ‘sudderen’, of ter voorbereiding van werkvergaderingen (die er toch wel zullen blijven).
Webcam: Dit is een camera die via internet met een bepaald interval beelden naar een webserver stuurt. Toepassingen voor bouwprojecten zijn duidelijk: werfbewaking, opvolging van de voortschrijding van de werken, controle van de voorraden, publiciteit voor het bouwproject, … Stel u voor dat uzelf (én uw bouwheer) dagelijks ziet wat er op de werf aan het gebeuren is, én dat die foto’s ook automatisch allemaal gearchiveerd worden ...
Figuur: zoeken naar data in de OnLine Projectfolder
Personaliseerbaarheid: Naast het aanmaken van een projectgebonden folderstructuur kan men de layout van de site wijzigen en ombouwen tot een echt visitekaartje voor het project. Zeker als de site eveneens gebruikt wordt als sensibiliseringselement naar de buurt of als marketingkanaal bij de verkoop of verhuur van een gebouw kan dit heel nuttig zijn. De site is dan een volwaardig communicatie-middel met buurtbewoners, potentiële kopers en huurders.
Figuur: Overzicht projectfolder met zicht op een Bestek-document
Aandachtspunten en voorwaarden
Het gebruik van een projectsite is slechts een middel om tot een betere informatie-uitwisseling te komen, maar garandeert op zich geen efficiëntere gegevens-overdracht. Duidelijke afspraken rond standaardisatie, bestands-naamgeving en gebruik van de projectwebsite zullen de toegevoegde waarde van de site gevoelig verhogen. Het is belangrijk deze aandachtspunten in dat kader te interpreteren.
Afsprakenstelsels: Onderzoek naar een efficiënte elektronische informatie-uitwisseling maakt al snel duidelijk dat de structuur van de uitgewisselde documenten minstens even belangrijk is als het medium zelf om informatie te (ver)delen. Via email of een projectwebsite kan u misschien snel een tekening doorspelen aan een collega, maar wat is de waarde daarvan als de tekening zelf niet gestandaardiseerd opgebouwd is? Het is dus van essentieel belang dat men vooraf goede afspraken maakt tussen de partijen die op gemeenschappelijke documenten en plannen zullen moeten werken. Het C3A-Afsprakenstelsel Digitale Bouwdata, aangestuurd door de C3A-Extensies, kan hier zeker zijn nut bewijzen.
Figuur: één van de FolderTemplates
Aansprakelijkheid: Een projectwebsite biedt projectmanagers een handige tool aan bij het coördineren van bouwprojecten. Als administrator heeft men volledige controle over de toegangsrechten van de verschillende gebruikers. De registratie van elke consultatie en wijziging verhoogt de aansprakelijkheid van de verschillende bouwpartners. Het archiveren van het ganse ontwerpproces kan tevens een belangrijk element zijn bij het aanleggen van een postinterventiedossier.
Kosten en Tijdsbesparing: De implementatie van een groupware-oplossing vergt geen specifieke investering in hard- of software. Een internetaansluiting en een licentie bij een ASP (Application Service Provider zoals Buzzsaw) volstaan. Dit concept biedt tevens het voordeel dat nieuwe releases, zonder specifieke installatie, direct bij elke gebruiker beschikbaar zijn. Op gebied van distributiekosten kan men een besparing realiseren op port-, print-, reis- en vergaderkosten. Tevens kunnen een aantal administratiekosten uitgeschakeld worden omdat ze integraal deel uitmaken van de nieuwe werkstrategie. Een snellere en betere communicatie is tot slot in staat faalkosten te beperken en uitvoeringstermijnen te verkorten.
Informatie/Efficiëntie: De beschikbaarheid van een centrale opslagcapaciteit maakt het mogelijk alle informatie van op gelijk welke plaats op om het even welk tijdstip te consulteren. Het systeem vertelt bovendien of bepaalde informatie reeds door de desbetreffende verantwoordelijken is geraadpleegd. Het aanpassen, wijzigen en goedkeuren van plannen kan sneller en efficiënter gebeuren. Een zoekfunctie tenslotte maakt het mogelijk op een veel snellere manier dan in een papieren archief informatie te vinden.
Internetafhankelijkheid: In de kracht van het concept schuilt tevens het grootste nadeel. Het ganse systeem staat of valt met de beschikbaarheid van een degelijke internetaansluiting. Ieder teamlid dient dus noodzakelijkerwijs over een bij voorkeur snelle internettoegang (ADSL Belgacom, Telenet kabel) te beschikken.
Groupware-charter: Momenteel wordt een projectsite soms nog als een hinderpaal beschouwd, terwijl het juist de communicatie zou moeten dienen. Er is duidelijk nood aan een soort groupware-charter dat afspraken en procedures vastlegt i.v.m. het gebruik van een dergelijke oplossing. Als projectteam is er dus nood aan een protocol dat toelaat om op een intelligente manier gebruik te maken van dit medium.
In de marge
Er zijn diverse onderzoeksprojecten aan de gang ivm deze materie waar ook CAAA vzw bij betrokken is. Het BW-Manager project aan de Hogeschool Sint-Lukas te Brussel is zo’n IWT-project dat onlangs afgelopen is. Hun publicatie, te raadplegen op http:// bwmanager.sintlukas.be/publicatie/ biedt heel wat nuttig info over het gebruik van projectwebsites in de Vlaamse bouwwereld.
Het op een intelligente manier leren gebruiken van een dergelijk systeem vergt een opleiding van zowel administrator als gebruikers. Deze scholing kan in de meeste gevallen relatief beperkt blijven, zeker als men al wat inzicht heeft in het gestructureerd gebruik van Windows en Office-applicaties. Toch is een goed inzicht in de opzet en het gebruik van het systeem essentiëel om ermee succesvol te zijn.. Uiteraard kan C3A hier alle C3A-Userclubleden perfect in bijstaan.
|
|
C3A Whats New Top