LS-Office v2
In nauw overleg met CAAA vzw is de firma LSB (Logistieke Software voor de Bouwsector) al enige tijd een administratieve module "LS-Office" aan het uitwerken, specifiek afgestemd op de behoefte van de meeste C3A-Userclubleden. Reeds begin dit jaar werd een eerste versie als kennismaking verspreid, bedoeld om zoveel mogelijk respons van alle geïnteresseerden te kunnen bekomen. De workshops die we bij C3A rond deze eerste LS-Office verzorgd hebben, hebben heel wat interessante reacties losgeweekt bij vele C3A-Userclubleden. Deze input heeft ervoor gezorgd dat LS-Office v2 specifiek naar de geformuleerde wensen verder uitgewerkt is.
Basismodule LS-Office
De basismodule omvat het centraal beheer van relaties en projecten:
- Relatiebeheer: relaties, contactpersonen en groepen
- Projectbeheer: alle dossierinformatie, met overdracht data naar de diverse applicaties; raadpleging en rapportering
- Documentbeheer: overzicht op de project-folder, ...
- Prestatiebeheer: registratie van prestaties en kosten, met allerlei rapporteringen
- Publicatie: portfolio van gerealiseerde projecten
Deze LS-Office moet de basis vormen van verder uit te werken modules, zoals facturatie, budgettering, nacalculatie en planning.
fig.: inloggen bij LS-Office
Een belangrijke voorziening is het inloggen als gebruiker met bepaalde rechten. Het zal wel duidelijk zijn waarom men in een netwerk sommige gebruikers liever enkel de gegevens laat raadplegen in plaats van iedereen alle aanpassingsrechten te geven.
Relatie-beheer
In heel wat software (denk maar aan onze email-systemen) zijn allerlei faciliteiten beschikbaar om persoons- en contactgegevens bij te houden. In die software is echter niet de mogelijkheid voorzien om ook projectgegevens bij te houden, en vooral de koppeling van die projectgegevens naar alle contactinformatie maakt deze module uiterst interessant.
In LS-Office zijn specifieke voorzieningen getroffen voor gegevens omtrent relaties die we in onze bouwsector nodig hebben. Deze module "Relaties" is ook onontbeerlijk om de overige modules te laten functioneren.
Per relatie kunnen meerdere contactpersonen bijgehouden worden, en alle relaties kunnen uitstekend in specifieke categorieën ondergebracht worden, waarbij per groepsfiche desgewenst allerlei extra gegevens kunnen bijgehouden worden. Bij een relatie uit de categorie "aannemer" kan bijv. als extra informatie de specialisatie, klasse en RSZ-nummer bijgehouden worden.
Een bijzondere soort contacten zijn de "medewerkers" van het bureau, die bij de projecten aan allerlei activiteiten kunnen toegewezen worden, zodat gemakkelijk alle prestaties van die medewerkers kunnen geregistreerd worden.
figuur: directe koppeling tussen project- en relatiefiches
Project-beheer
Het projectbeheer is dé kernmodule van LS-Office. In dezelfde stijl als het Relatiebeheer kan allerlei info omtrent de projecten bijgehouden worden. Bij het creëren van een nieuw project wordt een "relatie" als klant of bouwheer gekozen, waardoor een link tussen dit project en een relatie gelegd wordt.
figuur: de voorbereide projectactiviteiten
Heel flexibel kan men per project allerlei activiteiten opzetten, met per activiteit diverse extra informatie. In LS-Office 2 zijn al een reeks activiteiten voorzien (die uiteraard gemakkelijk kunnen aangepast worden), en die al of niet automatisch voorzien worden bij een nieuw project. Projectmedewerkers worden hier aan toegekend, zodat deze achteraf bij de Prestaties-module kunnen ingeschakeld worden.
Als soort project denken wij in eerste instantie aan een bouwproject met zijn typische informatie die erbij hoort, maar ook andere categorieën zijn nu standaard voorzien. Denk maar aan expertisedossiers of deskundigenverslagen.
Aanvullend op de interne medewerkers zijn nu ook externe medewerkers (zoals aannemers, studiebureaus e.d.) per project overzichtelijk bij te houden.
Net zoals bij de Relaties en de Prestaties is een uitgebreide "filter-techniek" voorzien om in de lijsten specifieke selecties te kunnen maken. Enerzijds kiest men welke velden in de lijst moeten getoond worden, en anderzijds kan men via een filter de te tonen records selecteren. Deze filter-techniek is heel wat verder uitgebouwd in deze nieuwe LS-Office 2.
Documentbeheer
figuur: een ingebouwde explorer
Zowel bij de Relatie- als Project-fiches is een luik "Documenten" voorzien. Daarmee wordt gewoon een Windows-Explorer View geopend op de betreffende folder, die automatisch per relatie of project aangemaakt wordt. Dit is gewoon een aanvullend zicht t.o.v. de standaard Verkenner of Explorer, en vanuit dit documenten-overzicht zijn dan ook de meeste standaard Windows-technieken (qua folders en files manipulaties) mogelijk.
Prestatie-beheer
In deze module worden gepresteerde uren, gereden kilometers, enz., gekoppeld aan projecten en activiteiten, geregistreerd. Per medewerker worden overzichtelijk weekfiches ingebracht, die dan in allerlei selectieve lijsten te raadplegen zijn.
Naast het invulscherm "Registratie", waarbij een volledig weekoverzicht per medewerker of project in beeld gebracht wordt, is via het scherm "Prestaties" een volledig overzicht van alle gepresteerde jobs te zien. Ook hier kunnen de gemaakte selecties als overzichten geëxporteerd worden naar een HTML-overzicht of naar aparte data-files voor verdere verwerking, bijv. in Excel.
figuur: bij prestatiebeheer zijn per medewerker fiches met zowel prestaties als kosten overzichtelijk per week in te brengen en te raadplegen
Importeren en Exporteren
Om deze software snel in gebruik te kunnen nemen is een "Import"-module uitgewerkt zodat reeds beschikbaar lijsten van personen en/of dossiers eenvoudig over te nemen zijn in LS-Office. Om het systeem zo open mogelijk te houden is bij alle modules een "Export"-module voorzien om alle gegevens te exporteren naar gewone data-lijsten die dan bijv. in een Excel kunnen opgenomen worden voor specifieke, niet voorziene bewerkingen. Naast zo'n algemene Export worden ook moduleafhankelijke rapporten voorzien. Een speciale extractie is ingebouwd om bijv. per project een "dossier.dat" bestand aan te leggen: een bestand met slechts één record, dat zoveel mogelijk info omtrent dat éne project bevat, en dat uitstekend geschikt is om alle info te gebruiken in Word-documenten (via MailMerge) of in AutoCAD (via specifieke routines om bijv. titelblokken in te vullen.
fig.: in LS-Office 2 zijn alle mogelijke brieven en formulieren klaar voor gebruik voorzien ...
Systeem-beheer
LSO-gebruikers met "Project Administrator" rechten kunnen het "beheer" van de applicatie waarnemen, waaronder project-medewerkers opzetten en van allerlei extra informatie voorzien. Allerlei "schermen" van de diverse onderdelen van LS-Office zijn naar wens bij te sturen, dit zowel qua velden, inhoud van bepaalde velden en de schermschikking.
terug te vinden is.
fig.: systeembeheer in LS-Office 2
In de marge
Het administratief beheer van alle relaties en projecten blijkt in de praktijk niet zo evident als men zou denken. Alle informatie moet eenvoudig kunnen ingebracht worden én overzichtelijk kunnen geraadpleegd worden. Vooral als alle informatie geautomatiseerd kan verwerkt worden in onze overige toepassingen (denk maar aan de lastenboeken en tekeningen, waar heel wat projectinformatie in opgenomen wordt) wordt zo'n administratieve module als LS-Office uiterst rendabel !
Een uitgebreide OnLine Help werd voorzien, zodat iedereen alle nodige info voor het optimaal gebruik van dit systeem zelf kan nakijken. Toch zullen de C3A-Workshops en opleidingen uitstekend helpen om snel een goed inzicht te hebben in de werking van LS-Office.
|
|
C3A Whats New Top