LS-Office wordt gelanceerd !
In oktober 2000 werden al enkele kennismakingsworkshops rond deze software georganiseerd, vooral om vooraf degelijke respons te bekomen van onze C3A-Userclubleden. Zoals verwacht blijkt er heel wat interesse te bestaan voor een dergelijk product, en de vele opmerkingen en voorstellen die tijdens de workshops geformuleerd werden waren aanleiding tot heel wat praktische aanvullingen voor deze software.
Onze nieuwjaarsbijeenkomst op 24 januari is een uitstekende gelegenheid om deze software effectief te lanceren. Een demo-versie wordt voorzien voor àlle geïnteresseerden zodat iedereen zelf in detail kan kennis maken met deze administratieve software.
Oplossing voor de bouw: LS-Office
Om tegemoet te komen aan de groeiende vraag om alle relaties- en project-informatie beter te kunnen beheren en alle data optimaal te kunnen inzetten in onze applicaties, is reeds enige tijd geleden gestart met de ontwikkeling van een specifiek product hiervoor: LS-Office.
De basismodule omvat het centraal beheer van relaties en projecten:
- Relatiebeheer: relaties, contactpersonen en groepen
- Projectbeheer: alle dossierinformatie, met overdracht data naar de diverse applicaties; raadpleging en rapportering
>
- Documentbeheer: overzicht op de project-folder, ...
- Urenadministratie: registratie prestaties én rapporteringen
- Publicatie: portfolio van gerealiseerde projecten
Deze LS-Office moet de basis vormen van verder uit te werken modules, zoals facturatie, budgettering, nacalculatie en planning.
Inloggen als gebruiker
Een belangrijke voorziening is het inloggen als gebruiker met bepaalde rechten. Een "SuperUser" is voorzien om gebruikers bepaalde rechten te kunnen toekennen, maar ook "Systeem Administrator"-gebruikers kunnen de rechten toekennen. Het zal velen wel duidelijk zijn waarom men in een netwerk sommige gebruikers liever enkel de gegevens laat raadplegen in plaats van iedereen alle aanpassingsrechten te geven.
Figuur: inloggen als gebruiker
Relaties
Dit onderdeel is eigenlijk een module die we in veel andere software ook wel tegenkomen. Hebben bijv. alle email-systemen geen uitgewerkt beheer van personen en contacten ?
Toch zijn in LS-Office voorzieningen getroffen voor specifieke gegevens omtrent relaties die we in onze bouwsector kunnen gebruiken. Deze module "Relaties" is ook onontbeerlijk om de overige modules te laten functioneren.
Figuur: relatiefiche
Per relatie kunnen meerdere contactpersonen bijgehouden worden, en alle relaties kunnen uitstekend in specifieke groepen ondergebracht worden, waarbij per groepsfiche desgewenst allerlei extra gegevens kunnen bijgehouden worden.
Projecten
Het projectbeheer is dé kernmodule van LS-Office. In dezelfde stijl als het Relatiebeheer kan allerlei info omtrent de bouwprojecten bijgehouden worden.
Heel flexibel kan men per project allerlei activiteiten opzetten, met per activiteit diverse extra informatie. Project-medewerkers worden hier toegekend, zodat deze achteraf bij de Prestaties-module kunnen ingeschakeld worden.
Bij het creëren van een nieuw project wordt een "relatie" als klant of bouwheer gekozen, waardoor een link tussen dit project en een relatie gelegd wordt.
Figuur: projectfiche
Net zoals bij de Relaties en de Prestaties is een "filter-techniek" voorzien om in de lijsten specifieke selecties te kunnen maken. Enerzijds kiest men welke velden in de lijst moeten getoond worden, en anderzijds kan men via een filter de te tonen records selecteren.
Een speciaal onderdeel bij de projecten wordt de Project Portfolio. Deze module (die nog in volle ontwikkeling is), is in eerste instantie bedoeld om een aantal gerealiseerde projecten overzichtelijk te kunnen presenteren. Hierbij wordt het visuele aspect, met de nodige foto's, tekeningen via DWF e-plots en dergelijke van groot belang.
Figuur: ProjectPortfolio
Dat daarbij dan ook automatisch een Website voor het buro, met uiteraard een overzicht van de geselecteerde projecten, kan aangemaakt worden, zal velen ook wel interesseren !
Documentbeheer
Zowel bij de Relatie- als Project-fiches is een luik "Documenten" voorzien. Daarmee wordt gewoon een Windows-Explorer View geopend op de betreffende folder, die automatisch per relatie of project aangemaakt wordt. Dit is gewoon een aanvullend zicht t.o.v. de standaard Verkenner of Explorer, en vanuit dit documenten-overzicht zijn dan ook de meeste standaard Windows-technieken (qua folders en files manipulaties) mogelijk.
Figuur: documentenbeheer
Prestaties
In deze module worden gepresteerde uren, gereden kiliometers, enz., gekoppeld aan projecten en activiteiten, geregistreerd. Per modewerker worden overzichtelijk weekfiches ingebracht, die dan in allerlei selectieve lijsten te raadplegen zijn.
Figuur: Prestatiebeheer
Naast het invul-scherm "Registratie", waarbij een volledig weekoverzicht per medewerker of project in beeld gebracht wordt, is via het scherm "Prestaties" een volledig overzicht van alle gepresteerde jobs te zien. Ook hier kunnen de gemaakte selecties als overzichten geexporteerd worden naar een HTML-overzicht of naar aparte data-files voor verdere verwerking, bijv. in Excel.
Importeren en Exporteren
Om deze software snel in gebruik te kunnen nemen is een "Import"-module uitgewerkt zodat reeds beschikbaar lijsten van personen en/of dossiers eenvoudig over te nemen zijn in LS-Office. Heeft niet iedereen op een of andere manier zo'n lijsten digitaal beschikbaar ?
Om het systeem zo open mogelijk te houden is bij alle modules een "Export"-module voorzien om alle gegevens te exporteren naar gewone data-lijsten die dan bijv. in een Excel kunnen opgenomen worden voor specifieke, niet voorziene bewerkingen. Naast zo'n algemene Export worden ook module-afhankelijke rapporten voorzien.
Een speciale extractie is ingebouwd om bijv. per project een "dossier.dat" bestand aan te leggen: een bestand met slechts één record, dat zoveel mogelijk info omtrent dat éne project bevat, en dat uitstekend geschikt is om alle info te gebruiken in Word-documenten (via MailMerge) of in AutoCAD (via specifieke routines om bijv. titelblokken in te vullen.
Beheer
LSO-gebruikers met "Project Administrator" rechten kunnen het "beheer" van de applicatie waarnemen, waaronder project-medewerkers opzetten en van allerlei extra informatie voorzien.
Figuur: beheer LS-Office
Allerlei "schermen" van de diverse onderdelen van LS-Office zijn naar wens bij te sturen, dit zowel qua velden, inhoud van bepaalde velden en de scherm-schikking.
OnLine Help
Een uitgebreide OnLine Help werd opgemaakt, in de typische Office2000-stijl, waarbij zoveel mogelijk info omtrent het gebruik van LS-Office terug te vinden is.
Figuur: de OnLine Help
Verdere uitbouw
Zoals reeds in de inleiding vermeld moet deze LS-Office de basis vormen van verder uit te werken modules, zoals facturatie, budgettering, nacalculatie en planning. In eerste instantie is het de bedoeling een ruime gebruikersgroep te laten van start gaan met de reeds beschikbare basisapplicatie, zodat in een eerste fase deze basismodule zo goed mogelijk verder kan uitgebouwd worden om het praktische gebruik ervan te optimaliseren.
Tijdens de kennismakings-workshops LS-Office van oktober hebben reeds zo'n honderdtal C3A-Userclubleden een aantal verwachtingen geformuleerd. Afhankelijk van de respons van de gebruikers kunnen we naar wens allerlei extra modules stapsgewijs verder uitwerken.
Allerlei faciliteiten die reeds via de beschikbare C3A-Extensies gebruik maken van dergelijke data (cfr. brieven en formulieren in Word, meetstaten in Excel, titelblokken in AutoCAD) zullen in de toekomst ook stelselmatig bijgewerkt worden om gemakkelijk op de datastructuur van LS-Office te kunnen inspelen.
In de marge
Het goed beheer van alle relaties- (adressen) en projecten- (dossiers) informatie blijkt in de praktijk niet zo eenvoudig als men zou denken. Mits een goede organisatie slagen veel buro's er wel in om dit met MS-Office (vooral Excel, ook wel Access) gestructureerd aan te pakken, maar toch blijft het steeds weer een karwei om alle gegevens éénduidig up-to-date te houden.
Omdat dit met de standaard basissoftware niet evident is, wordt momenteel in nauwe samenwerking met CAAA vzw een nieuw product "LS-Office" uitgewerkt door de firma LSB (Logistieke Software voor de Bouwsector), waarbij vooral rekening gehouden wordt met de typische werkmethodes binnen de C3A-Userclub.
Tijdens de C3A-NewYear happening op woensdag 24 januari wordt deze software kort gepresenteerd en zal vanaf dan ook beschikbaar zijn.
Er staan ook reeds enkele extra workshops op het programma (zie de C3A-Agenda) om meer in detail de gebruiksmogelijkheden door te nemen én vooral ook om de verdere ontwikkeling naar wens van de gebruikers te kunnen uitbouwen.
|
|
C3A Whats New Top