LS-Office
Het goed beheer van alle relaties- (adressen) en projecten- (dossiers) informatie blijkt in de praktijk niet zo eenvoudig als men zou denken. Mits een goede organisatie slagen veel buro's er wel in om dit met MS-Office (vooral Excel, ook wel Access) gestructureerd aan te pakken, maar toch blijft het steeds weer een karwei om alle gegevens éénduidig up-to-date te houden.
Omdat dit met de standaard basissoftware niet evident is, wordt momenteel in nauwe samenwerking met CAAA vzw een nieuw product "LS-Office" uitgewerkt door de firma LSB (Logistieke Software voor de Bouwsector), waarbij vooral rekening gehouden wordt met de typische werkmethodes binnen de C3A-Userclub.
Microsoft Basissoftware: MS-Office
In Microsoft Office zitten verschillende methodes om via database-systemen dergelijke informatie bij te houden. Momenteel wordt bij de meeste C3A-Userclubleden hiervoor Excel gebruikt, met onze voorbereide Personen_Dossiers.xls. Slechts een handvol buro's slagen erin om dergelijke info zelf in relationele Access-databases op te zetten: dit vereist namelijk een medewerker die voldoende Access kan manipuleren om naar wens Queries, Rapporten e.d. te kunnen genereren, en veelal komt men niet veel verder dan wat met Excel eenvoudiger ook al kan.
Sedert de introductie van Internet en Email zijn ook steeds meer gebruikers met Outlook vertrouwd. In de meeste gevallen worden hierin enkel email-adressen van de contacten bijgehouden, o.a. omdat de informatie in Outlook minder vlot vanuit andere applicaties (zoals Word en AutoCAD) aan te spreken is, én omdat vele andere informatie dan "contactpersonen" (zoals allerlei projectinformatie) heel moeilijk in Outlook op te zetten is. Het is trouwens opvallend hoe weinig buro's beschikken over Exchange Server waarmee de contacten éénduidig en gegroepeerd voor gans het buro overheen het netwerk toegankelijk zijn.
Oplossing voor de bouw: LS-Office
Om tegemoet te komen aan de groeiende vraag om alle relaties- en project-informatie beter te kunnen beheren en alle data optimaal te kunnen inzetten in onze applicaties, is reeds enige tijd geleden gestart met de ontwikkeling van een specifiek product hiervoor: LS-Office.
De basismodule omvat het centraal beheer van relaties en projecten:
- Relatiebeheer: relaties, contactpersonen en groepen
- Projectbeheer: alle dossierinformatie, met overdracht data naar de diverse applicaties; raadpleging en rapportering
- Documentbeheer: overzicht op de project-folder, ...
- Urenadministratie: registratie prestaties én rapporteringen
- Publicatie: portfolio van gerealiseerde projecten
Deze LS-Office moet de basis vormen van verder uit te werken modules, zoals facturatie, budgettering, nacalculatie en planning. We rekenen op voldoende reacties van onze C3A-Userclubleden om dit project zo efficiënt mogelijk te kunnen uitbouwen !
In de marge
Op woensdagen 11 en 18 oktober zijn enkele C3A-Workshops voorzien waar deze LS-Office voor het eerst zal gelanceerd worden: zie onze workshops-agenda .
Alle C3A-Userclubleden met enige interesse in het optimaliseren van hun administratieve toepassingen (wellicht dus allemaal ?) worden hierbij uitgenodigd om deel te nemen aan één van deze sessies in oktober. Gelieve u wel op voorhand aan te melden, zodat we -naar gewoonte- bij teveel inschrijvingen de groepen toch wat kunnen beperken en extra sessies kunnen inlassen.
|
|
C3A Whats New Top