Tekeningenbeheer: geen overbodige luxe!
Geavanceerde oplossingen voor opslag en opzoeken van CAD-tekeningen bestaan al vele jaren. Met een groot woord noemt men ze vaak EDM/PDM-systemen, een term die de meeste studiebureaus afschrikt en meteen aan budgetverslindende implementaties doet denken. Efficiënt tekeningenbeheer kan echter ook eenvoudig. Met enkele goeie hulpmiddelen en afspraken kom je in de AutoCAD-wereld al een heel eind. In de vorige editie van C3A-Wijzer en MCS News hadden we het al over viewingsoftware (Autodesk Volo View en Cyco AutoManager View) om tekeningen te kunnen bekijken. In dit artikel gaan we een stapje verder en onderzoeken we wat bij tekeningenbeheer allemaal komt kijken.
Bestandsorganisatie
De eerste vraag die elke AutoCAD-tekenaar zich zou moeten stellen is: hoe gaan we de tekeningbestanden benoemen en waar gaan we ze opslaan? Het nut van opslag op een centrale fileserver hoeft geen verder betoog meer: veilige, automatische backups en beschikbaarheid voor iedereen, inclusief rechtencontrole. Maar de manier waarop folders en subfolders aangemaakt worden, laat vaak te wensen over.
De meeste C3A-Userclubleden maken een indeling per project, in de stijl van \\server\dossiers\projectreferentie, waarin al naar gelang de behoefte verder onderverdelingen komen. Erg duidelijk, inderdaad. Maar het wordt moeilijker wanneer er honderden of duizenden tekeningen geproduceerd worden, of wanneer je overzichten wenst vanuit een bepaalde invalshoek. Een vaste, starre folderstructuur is niet altijd heilig.
Geavanceerde systemen
Geavanceerde systemen bewaren referenties naar de tekeningen in een relationele database. Die database doet dan dienst als een soort elektronische fichebak. Per tekening wordt een steekkaart bijgehouden met daarop een reeks databasevelden die nuttige informatie bevatten over de tekening: titel, tekeningnummer, formaat, versie, datum, naam tekenaar, project, dossiernummer, een rubriek met memo's en kommentaar enz. (zie figuur). Een deel van de steekkaart is gereserveerd voor de tekening zelf: via een ingebouwde viewer kun je de tekening bekijken zonder dat daarvoor AutoCAD moet opgestart worden. Zo'n database lost het probleem van de starre folderstructuur volledig op: je kan lijsten en overzichten vragen per project, per klant of per gebouw, per discipline, per tekenaar en noem maar op. Men kan er snel in zoeken, en de fiches en/of de tekeningen zelf kunnen met rechten en paswoorden beveiligd worden.
Echt goede tekeningenbeheer-systemen gaan nog een stapje verder: de databasegegevens zoals allerlei projectinformatie kunnen dan ook direct dynamisch in de tekening ingevuld worden, bijv. in de titelblok. Een optimaal systeem bevat zelfs een bidirectionele link met AutoCAD, zodat de inhoud van de titelblocks overeenstemt met de steekkaart en omgekeerd. Concreet houdt dit in dat het systeem over een ARX-module voor AutoCAD moet beschikken.
Zonder structureel vastgelegd tekeningenbeheer ontaardt elk omvangrijk tekeningenarchief vroeg of laat in een onontwarbaar kluwen van versies en copietjes van dezelfde tekeningen. Je weet wel hoe dat gaat: er worden copies gemaakt op lokale harddisks en na een tijdje kan niemand met zekerheid zeggen welke versie de recentste en de juiste is. Of erger nog, twee mensen werken tegelijk aan dezelfde tekening, maar wie produceert uiteindelijk de definitieve versie? Op al die vragen kan het documentbeheersysteem antwoord bieden.
Figuur : bij het Electrabel Tekeningenbeheer-systeem wordt per tekening een steekkaart bijgehouden.
In de marge
Gezien de snelle informatica-evolutie verwachten we in de toekomst steeds betere en betaalbare software om niet enkel tekeningen maar allerlei projectinformatie beter te kunnen beheren, zowel eenvoudige als heel omvangrijke systemen.
|
|
C3A Whats New Top